档案信息自动化系统的建设与管理

档案信息自动化系统的建设与管理

夏春

夏春/湘南学院档案馆

【摘要】近年来，随着经济社会以其信息社会的飞速和健康的发展，通过采取较为先进的信息技术，并且更加注重推广和应用，使得信息资源在社会和工作、学习和生活之中成为一种不可或缺的重要组成部分。与此同时，对于档案信息的管理以及自动化系统的建设和管理工作也逐渐变得更加的显著和重要。档案信息自动化的发展趋势积极顺应社会的前进和发展的大潮流，努力与信息化社会和时代发展的迫切要求相适应，尽快掌握更加先进的档案信息的自动化技术和操作技能。

【关键词】档案信息；档案管理；自动化系统；建设管理

加快档案的信息自动化系统的建设与管理，是进一步实现当前和今后一个时期档案信息管理信息化、网络化等发展的趋势要求，有利于进一步提升档案信息自动化系统的功能技术的重要的方式和手段。随着信息技术的不断健康快速发展，档案信息的交流日益广泛，对于办公自动化的现实需求也是进一步强烈，亟需建立健全档案信息自动化的科学系统，将原有的分散的、孤立的、杂乱的档案信息，进一步归纳整合形成有机的、有序的、科学的、便于查阅的档案信息。

一、进一步提升档案信息自动化系统的建设与管理标准化水平

目前，对于档案的信息管理和自动化系统建设来说，亟待进一步提升档案信息自动化管理的标准化水平和规范化水平，进一步规范档案信息的管理应用类软件，不断提升档案信息自动化系统的整体功能和水平的不断提高。与此同时，要充分认识到档案信息自动化的硬件设备相对比较缺乏的现实情况，档案信息管理硬件的重要的系列功能没有很好的发挥出来，促进档案信息自动化系统建设和管理实现一次更高的飞跃和提升，培养从全新的观察角度和更高的视野，从信息化的系统角度进一步拓展和扩大延伸完整的档案信息自动化的建设和管理系统优化过程。高度重视档案信息自动化系统的重要内涵，将档案信息自动化系统的工作方面和工作环节都紧密的集合起来，不断规范完善档案信息的业务领域，规范档案信息自动化的标准体系建立和实施。将档案信息自动化的标准制定和规范的过程作为一项系统性的长期的工程来推进，坚持互相促进的基本原则。围绕进一步提高档案信息自动化的系统水平的目标，严格执行档案信息系统思想和理论，按照档案信息集成化的具体工作要求，共同组成和构成系统性横向将每一个信息化自动化的节点链接起来，是先到到一定的发展水平，采取网络联通等行之有效的具体方式，力争充分发挥档案信息自动化管理的整体比较优势和综合能力。切实抓好档案信息自动化体系的数据库建设和管理，彻底扭转档案信息自动化的系统建设和管理的过程仍然处于一种文件传输和处理的初级阶段的发展现状，完成档案信息自动化系统建设和管理的完美过渡，全面加强档案信息自动化系统的数据库的建设。积极开发和研究针对数据库系统建设的档案信息坚实的基础工作，将其作为实施工程的重要主体部分。更加科学的依托信息技术先进技术对于档案信息和资料开展一系列的科学的完整的信息化的管理和使用，实现档案信息自动化系统的由低级到高级的循序渐进的发展历程和过程，不断提升档案信息自动化系统的建设效率和管理水平。

二、进一步提升档案信息自动化系统的建设与管理规范化水平

积极尊重档案信息自动化职业的发展特点和发展趋势，充分考虑到信息化技术快速健康发展的新形势，以及当前电子类文件和文档的大量涌现和出现，已经促使档案信息自动化的职业类别发生和出现着一定的分化的大趋势，原有档案信息的系统建设和管理已经被融合分化成为呈现技术化趋势、劳务化趋势的档案信息自动化系统，逐步转移到技术化、劳务化、密集化的档案信息自动化体系。目前，档案的信息自动化文件管理的具体模式也发生变化，其中比较具有典型代表性的一种被称为集中保管档案信息的自动化系统模式以及分布式的档案信息自动化管理的模式。对于采取这两种档案信息自动化管理模式来说，所有的电子文档和电子文件都需要进行更加有效的科学管理，需要紧紧的依托电子档案信息的自动化系统文件的管理体系和系统，因此对于档案信息系统和电子技术就具有更加依赖的特性，所产生的一系列的问题将会更加的突出，因此又许多的传统的档案信息的收集整理工作，将会由于档案信息自动化系统或者是计算机来进一步的科学完成。档案信息自动化系统的建设管理已经成为不可缺少的比较重要的背景信息和数据库。建议更多的更加关注档案信息自动化系统的业务活动开展情况，更加突出档案信息的凭证使用情况，充分发挥情报价值的显著的功能和作用。以更加高度的技术科学性和关注度，进一步了解和掌握档案信息自动化系统的转向问题，以及前端的档案信息的各项业务活动。特别是需要引起高度关注和密切注意的是，在档案信息分布的建设和管理模式之下，不一定存在实体形式的保管档案信息的电子文件体系，需要通过和采取智能的档案信息控制系统，进一步充分发挥出应有的档案信息的重要作用。归根结底来说，档案信息自动化管理建设工作需要借助电子文档和电子文件的有效的科学的控制，采取更加具有科学性的技术方式和技术手段实现档案信息自动化体系的建设和管理。科学选择好档案信息管理和建设的软件，不断提升档案信息自动化体系的建设发展水平。科学考虑到电子文档和电子文件的不断的大量的产生，确保档案信息自动化体系能够更加安全的更加高效的建设和管理一系列的电子文件和电子档案，严格执行国家的各项关于档案信息自动化建设和管理的各项规定，认真做好电子文档和电子文件的接收工作，以及电子档案信息自动化的建设和管理等关键工作。因此，需要更加可行的选取一些较为适合电子档案信息以文件的形式保存的档案信息自动化建设和管理方面的软件，制定科学的计划，开展一系列有针对性的工作举措，进一步维护档案信息自动化的过程和工作。充分利用档案信息自动化系统的管理软件，将电子档案和电子文件作为重要的工作对象，采取选取合适的信息化档案自动化的管理软件的方式，将有用的电子文档和电子文件制作成为重要的信息资源，进一步的整合和科学的开发利用，实现档案信息自动化系统的有效积累。

三、进一步提升档案信息自动化系统的建设与管理创新化水平

牢固树立档案信息自动化建设的创新强烈的理念，采取更加科学的方式方法，将档案信息自动化系统的建设和管理的软件作为坚强的支撑，改变以往较为单纯方式和方法，科学管理大量的档案信息和电子文件，借助档案信息自动化管理领域的软件具有功能更加全面、更加智能、更加便捷、更加高效等较为显著的优点，进一步深刻的疏通档案信息自动化管理和建设的脉络，不断提升档案信息自动化管理和建设工作效率。牢固树立成本的角度和强烈意识，时刻以加强有效的科学的档案信息管理优质资源所能够带来的较为长远的和丰硕的收益相对比。更加注重档案信息自动化的安全角度，采取更加优良的配套的档案信息自动化的管理软件和管理模式，切实解决自身的档案信息自动化的安全设置等问题和功能的模块，确保档案信息自动化系统的高度安全。建议进一步改进档案信息自动化系统的管理体制，坚持“集中统一”的科学管理的原则和模式，充分运用信息技术的自动化理念和模式，采取高新技术的手段和系统，努力实现人机结合的档案信息自动化系统的管理和建设目标和方针。具体来说，将档案信息自动化系统业务工作人员，要求直接采取和使用计算机的方式开展档案信息的管理和建设工作，将其作为研究档案信息自动化系统的重要考虑的基本原则。创新档案信息自动化系统的管理模式和长效机制，确保档案信息自动化系统能够更加高度的更加集中的实现管理的便利化目标。目前，需要更加关注的就是档案信息的自动化系统的模式和管理体制等方面存在的主要问题，集中精力和时间开展统一的档案信息管理等关键环节的问题。将档案信息自动化系统的工作站在更加专业的角度和基础来进行充分的考虑和研究，坚持从档案信息自动化系统的起步阶段等有关的步骤开始，切实解决这一个档案信息自动化系统的相关问题，将档案信息自动化系统管理长效制度领域的业务和技术方面的规范进一步提出科学的标准，打造有利于档案信息自动化系统建设和管理硬件环境和软件环境，确保各个层面和层次的档案信息自动化系统专业自动化水平等能够及时的统一的纳入档案信息的自动化系统建设和管理的范畴之中，力争实行档案信息自动化系统的集中的统一的科学的管理和建设，坚决避免以往的那种各行其是的档案信息自动化系统的自建系统领域问题，坚决避免档案信息的分割和方案资源的浪费。下定决心切实解决档案信息的方便使用等方面的关键问题，将档案信息管理和建设部门的硬任务化解成为各部门的任务目标，通过信息自动化的系统组建成立档案科学的有效的信息系统机制，进一步提升档案信息自动化整体的水平。建议建立健全更加集中的更加统一的档案信息管理分散系统和模式，采取更加高技术的模式和结构形式以及采取更加强烈的管理。更加重视和关注人才的管理，不断推动档案信息的自动化系统领域关键人才的培养和造就。采取培养和教育的方式，努力培养和造就一批具有复合知识的技术人才和关键，围绕档案信息自动化系统的建设和管理的目标要求，教育和引导档案信息自动化的骨干力量，健全完善计算机信息化的技术队伍，提升综合素质能力和水平。

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作者介绍：夏春，女，1980年9月，籍贯湖南郴州，湘南学院王仙岭校区档案馆.