浅谈事业单位文书档案的规范化管理思路

浅谈事业单位文书档案的规范化管理思路

张珏

江苏省特种设备安全监督检验研究院常州分院

摘要：文书档案是档案的一个重要组成部分,它从多角度、多侧面、多层次地记载一个部门、一个单位的全面情况,既反映了过去的发展历史,又展现了现实状况,在整个社会发展中发挥着不容忽视的重要作用，而事业单位在我国社会经济发展中扮演着重要的角色，其本身的地位也一直在不断提升的过程中。事业单位能否健康、持续的发展，这对于我国社会经济的发展来说也有着密切的关联和意义。在事业单位内部管理工作中，文书档案管理工作逐渐得到了更多的重视。作为重要的管理工作内容，文书档案管理工作应该结合新的发展形势，对于现有管理工作中存在的问题进行解决，切实地迈入规范化管理的发展路径当中，更好地提高自身工作效率和质量，为事业单位的发展提供支持。

关键词：事业单位；文书档案；规范化管理；问题和对策

1引言

随着社会快速发展，在事业单位内部管理工作开展的过程中，文书档案管理工作一直是其中重要的工作组成。文书档案对于事业单位的具体发展情况和日常工作情况进行了全面的记录，是相关管理者的重要决策依据。作为重要的无形资产，文书档案管理工作的开展必须要与时俱进地进行改变，更好地适应事业单位的发展需求。规范化是当前文书档案管理工作的新需求，结合文书档案管理工作的具体需求，从多方面进行入手改进，更好地将规范化的管理思路与模式进行运用，更好地将文书档案管理工作的效能进行发挥，这也是提高事业单位经营管理水平，促进事业单位长效发展的关键要素。

2事业单位文书档案的规范化管理的意义

采取规范化的管理模式，可以让文书档案管理工作的开展更好地适应新时期档案管理工作的需求，满足事业单位相关工作的开展需求。

第一，提高档案信息的收集效果。对于事业单位来说，文书档案管理工作肩负着重要的连接作用，其是各部门工作中重要的协调组织机构。采取规范化的管理模式，可以让档案资料的整理效率得到进一步的提高，这对于提高档案资源的收集效果来说是非常重要的。以科学的管理模式展开档案管理工作，可以让文书档案的管理更加富有条理和系统性，并且一些具体的目录编制、组合、分类以及排列等可以更加规范。规范化的整理过程可以对于档案收集工作中的问第一时间进行发现和解决，这也有利于对档案信息资源质量的保障。通过系统化的收集整理，档案资源本身的价值也才能得到进一步的保障，为相关的统计和保管工作提供重要的前提基础。这种规范化的收集方式，也有助于文书档案管理工作中的分级策略落实，对于档案本身的特点进行有效反应，对档案资源记录的内容进行全方位的体现，让档案信息的利用效果也得到进一步的强调。

第二，提高了档案资源的利用效率。对于文书档案工作来说，事业单位内部的档案资源种类和数量较多，档案资源的管理难度较大。采取规范化的档案管理思路，可以让档案资源可以得到更加规整的分类，对于零乱状态的档案进行有效地整理，提高档案管理工作的有序性，并且对于档案资源的利用效果得到更好地保障。规范化的管理活动通过科学地对档案信息进行整理，可以让文书档案内容与成分得到正确的揭示，并且档案管理人员也能提高对档案资源的库藏了解程度，让档案资源的利用得到更加游之地保障。对于文书档案管理工作来说，采取规范化的管理模式可以更好地提高档案资料的利用与开发效果，是当前档案管理工作发展中所不可或缺的一部分内容。

第三，规范化的档案管理策略可以提高档案工作的整体质量，促进相关工作的发展和良性运行。采取规范化的档案管理思路，可以让档案管理体系更加规范、科学、有效，并且通过对于档案安全管理形式进行多元化的构建，档案的检查、统计、保护以及利用活动都可以得到进一步地保障。对于档案信息资源的开发来说，规范化的管理可以更好地对档案工作的开展进行优化和促进，这对于档案管理水平的提高来说具有至关重要的意义。

3事业单位文书档案的规范化管理的思路

第一，提高宣传力度，为档案规范化管理奠定良好的思想基础。事业单位内部在开展相关档案工作的过程中，要加强对规范化管理理念的选材和推广，让内部管理者和工作人员对于档案管理工作的重要性有一个正确、客观、全新的认知。事业单位的管理者要提高对档案管理工作的重视程度，在日常工作中将其纳入到综合管理工作中，对于档案管理工作中出现的问题与不足进行及时解决，通过给予档案管理工作足够的软件环境和硬件环境的支持，促使档案管理工作的发展得到更加全面的配合。事业单位的管理者也要做好多个部门之间的组织与协调工作，不同岗位和部门共同地进行努力，对于档案管理工作规范化开展中的不足进行解决，为相关工作的开展落实提供保障。

第二，对档案管理制度进行完善。规范化管理活动的开展离不开一套规范的档案管理制度，结合当前档案管理制度中的不足，要进行及时的完善和改进，并对于传统管理工作中的不足和疏漏之处进行有效地解决。通过对档案收集、整理、统计、归档、分类、移交、查阅以及销毁等制度进行规范化地调整，更好地为相关工作的开展提供依据。在档案管理制度执行的过程中，也要做好相应的监督和控制，确保各项管理流程得到全面、深入的执行，配合行之有效地监管举措，提高规范化管理的落实效果。

第三，加强人事管理。档案管理工作的开展，对于参与人员自身的素质水平的关联十分密切。针对于规范化管理的具体需求，要加强对于档案管理队伍的培养与建设工作，提高队伍的综合素质和业务能力，使其可以更好地应对新时期档案管理工作的相关需求。结合规范化管理的具体需求，事业单位的管理者要积极推进相关培训活动的开展，组织管理人员进行积极主动参与，为他们提供组够的进修和学习机会，让他们更好地对新管理理念和技能进行掌握。在培训工作开展中，也要关注对培训活动系统性的控制，提高档案管理培训工作的有效性和全面性。另外，在人事管理工作开展中，也要积极地引入考核制度，对于档案管理工作成果进行量化评估，提高档案管理人员的工作积极性和热情。

第四，以信息化手段来促进规范化管理的落实。事业单位管理者要积极推进相关计算机、扫描仪，网络办公软件等相应设施的购置，加大对档案管理人员技能操作培训，实现档案管理与其他办公设施同步改善。同时充分利用计算机、网络等新媒体技术对单位档案进行管理创新，这样既能提高工作效率，使档案管理工作更加便捷、直观、易操作，又能将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，使之不断改善档案管理水平，有助于单位整体管理水平的提升。

4结束语

总而言之，在事业单位发展的过程中，文书档案管理工作是其中的关键一部分内容。文书档案管理工作的开展具有较强的系统性和综合性，是一项长期且负责的工作内容。随着时代的发展，档案管理工作的开展也要与时俱进地进行更新，提高管理工作的规范性，对于管理标准进行明确，对于现阶段的软硬件体系进行创新和完善。事业单位的管理者要对于规范化管理的重要性进行明确，结合文书档案管理工作的具体情况，构建更加规范的保管、借阅、保密、统计等相关管理机制，指派专人负责展开相关的工作，以规范、高效地管理形式来满足事业单位的各项工作开展需求。

参考文献

[1]刘世英.浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J].办公室业务.2013(15)

[2]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理.2016(05)

[3]马岚.文书档案的现代化管理策略[J].现代国企研究.2015(20)

[4]李潆.如何做好文书档案管理工作[J].城建档案.2016(01)

[5]杨彦.文书档案整理应注意的几个问题[J].城建档案.2016(01)

[6]邓萍.浅谈事业单位文书档案的管理[J].经营管理者.2013(20)