在疾控系统推行档案规范化建设的实践探索

在疾控系统推行档案规范化建设的实践探索

任勇程翠萍

任勇程翠萍

（湖北省孝感市疾病预防控制中心432000）

【摘要】方法以系统建设为抓手，结合疾病预防控制工作实际，通过加强领导、宣传培训、加大培训、整改提高等方法，在全市疾控系统推行档案规范化建设。成效在全市疾控系统树立了全员档案意识，建立了专兼职档案队伍，加强了档案基本建设，实现了档案规范化管理。体会充分发挥市级纽带作用，与档案部门密切协作，以系统创建档案规范化管理单位为抓手，效果明显，更能充分发挥档案服务疾病控制事业、服务人民健康的作用。

【关键词】疾控系统档案规范化建设实践

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2014）12-0088-02

疾病预防控制中心履行国家赋予的公共卫生职能，在开展疾病预防与控制、突发公共卫生事件应急处置等重要工作中形成的资料，它一方面反映了疾病预防控制机构开展工作的历史与现状,另一方面又是疾病预防控制各项工作权威有效的依据和参考,具有较强的法律效力和较高的保存利用价值[1]。孝感市疾病预防控制中心按照国家有关档案规范管理的有关要求，以具有疾控特色的档案规范管理为抓手，在全市疾控系统推行档案规范化建设工作，促进了全市疾病控制工作的发展[2]。

1方法与措施

1.1高度重视，健全机制。在上级卫生行政部门、档案部门、疾控中心的重视与积极推动下，市、县两级疾控中心均将档案规范化管理纳入单位发展规划，成立了由中心主任任组长的领导小组，制定了逐级创建达标的实施方案，实现了档案规范化建设常态化管理，并将档案规范管理纳入绩效考核指标，在各级疾控中心形成了一把手亲自抓，分管主任具体管，资深档案专家技术总负责，专、兼职档案员齐努力的良好氛围[3]。

1.2广泛宣传，加强培训。各级疾控中心充分发挥单位网站、宣传栏、电子屏幕等宣传阵地，开展多种形式的宣传教育活动，对全体专、兼职档案员进行培训，不断增强档案工作人员和全体干部职工档案管理方面的法律意识和业务水平[4]。

1.3加大投入，规范建设。市、县两级疾控中心加大对档案管理的经费投入，在档案部门的指导下，孝感市疾控中心投资近30万元用于改扩建专用的档案库房和陈列室，汉川市疾控中心还配备了智能密集架，各个疾控中心均在硬件配备和软件建设上逐步增加投入，建成了能适应本单位未来10年及以上的发展需要的档案室。

1.4结合实际，整改提高。一是推行科学合理的档案分类方案，从工作实际出发，经多次修改报档案部门审批后，制定了一套比较适应当前疾控工作实际和上级有关要求的档案分类方案；二是加强内部管理，将档案整理任务分解到各个科室，定期组织档案专业人员进行督导检查，对各科室的档案规范性进行统一考核评分；三是在接受档案部门的检查指导后，立即组织专班研究部署整改方案，责任到人，迅速整改到位[5]。

2成绩与效果

2.1树立了全员档案意识，创建成效明显。通过与档案局的密切，通过反复的动员、指导、督促和评审，全市所辖市县两级疾控中心均逐步树立了档案规范管理的意识，单位一把手亲自抓档案建设工作，把档案规范管理纳入了工作议程和建设规划。

2.3提高了专业人员水平，队伍得到锻炼。通过加强档案规范管理，全市建立起来一支素质较高的档案管理队伍，全市共有档案管理员82人，具有大专及以上学历的人员占78%，均参加过档案部门或者内部档案知识培训，专职档案员7人，兼职档案员75人均为各业务科室专业技术人员，各单位内部已形成了一级抓一级的层级档案管理网络，专业技术人员的档案管理意识和水平得到提高。

2.3健全了档案管理制度，实施设备完善。市、县两级疾控中心建立健全了档案管理办法、档案保密制度、档案保管制度、档案借阅利用制度等20余种管理制度；大多数疾控中心均实现了档案集中存放和管理，全市档案室用房总面积达到659㎡，全市疾控中心共配置防磁柜、档案柜、密集架、专用计算机、除湿机等200多台套档案专用设备，使用了专业档案管理软件进行管理。

2.4规范了档案门类分类，资料收集齐备。按种类和载体形式分党群类、行管类、医疗卫生等十三大种类，目前市、县两级疾控中心共保存的档案7314卷，其中文书档案1644卷，科研档案23卷，专技档案383卷，基建类档案58卷，仪器设备档案394卷，科技档案1515卷，会计档案957卷，声像档案2059卷，电子文件93卷，实物档案188卷，荣誉室陈列各级荣誉奖牌和证书348件。

2.5服务于当前疾控工作，取得显著成效。档案的集中、规范化、信息化管理有效的为疾控工作提供了保障。一是有效的保存了历史资料；二是为疾控机构绩效评估、强基工程、文明创建、实验室等级评审等工作提供了资料保障；三是为编纂各单位史志、大事记、组织沿革、疫情汇编等适用汇编提供资料；四是利用资料完成多项科研课题及论文。

3经验与体会

3.1市级龙头，为全市疾控中心服务。充分发挥市级纽带作用，在全市疾控系统推动档案规范化建设，促进了基层疾控机构规范化建设上了一个新的台阶。

3.2密切配合，为全市档案管理服务。与省、市、县各级档案局密切合作，使得档案规范化管理不仅停留在疾控系统内部，而是通过档案专业机构的指导和认定，使得档案规范化管理上了一新的台阶。通过档案规范化管理等级创建活动的开展，提高了疾控机构的社会认可度。市卫生局以疾控系统档案达标升级的经验在全市卫生机构进行推广，提高了全市卫生单位档案规范化管理水平。

3.3规范档案，为全市疾控工作服务。把档案规范化管理与《卫生部关于印发<各级疾病预防控制中心基本职责>和<疾病预防控制工作绩效评估标准>的通知》合理结合，使疾控业务档案分类有据可依、更加合理，只要按照档案分类三定方案，每年按时向档案室移交档案，就能解决各级疾控中心绩效评估、强基工程、文明创建、实验室等级创建等各方面工作资料收集的问题，大大提高工作效率和规范度[6]。

参考文献

[1]顾晨,昂慧,赵辞瑶.对医院内部审计档案管理的思考[J].经济研究导刊,2012,5(17):877-878.

[2]张军利.浅谈院系教学档案的规范化管理[J].中国科技信息,2010,12(12):366-367.

[3]郭晶涛.浅谈高校档案工作[J].黑龙江史志,2010,9(05):866-867.

[4]白琳茹.浅议加强医院科研档案规范化管理[J].继续医学教育,2011,12(06):325-326.

[5]武艺花.疾病预防控制档案资源的开发利用[J].山西档案,2011,9(S1):942-943.

[6]杨环.加强档案管理为医院建设发展服务[J].黑龙江科技信息,2010,9(20):877-878.