浅谈人事档案管理存在的问题及建议

浅谈人事档案管理存在的问题及建议

郑海军

四川省平昌县人民政府同州街道办事处四川省平昌县636400

摘要：本文结合作者多年工作经验，针对平昌县扩权强镇后人事档案管理方面存在的相关问题，进行了简要分析，并提出了相应的解决对策，供参考；

关键词：人事档案管理问题建议

一、人事档案的特点

人事档案是我国人事管理制度的一项重要内容，它的特点是比较真实、全面；它的主要内容涵盖了一个人的政治品德，业务素质，工作能力及成长经历的各个主要方面能够凸显一个人完整风貌的客观信息。一方面体现了人们学习，生活，工作及相应的学历和专业技术职务等，另一方面则体现了个人的社会关系和奖惩等情况。通过档案的记载保存并适当的管理能为个人应聘相应岗位、用人单位求才两个方面给予动态、真实、可靠的原始资料和数据，这是人事档案及其管理所发挥的积极作用。所以，应当正确对待人事档案管理工作，要体现相当的职业道德和工作热情，把这项工作做好，主要表现在日常的分类整理和保管等各个方面，这个问题处理好了能够对人才的合理流动和人力资源的优化配置起到相当大的作用。

二、人事档案管理存在的问题

1、人事档案管理薄弱

在当前的人事档案管理过程中，存在着人事档案管理水平薄弱，人事档案管理制度不完善，人事档案管理手段落后等现象。而且，有大部分的人事档案管理人员没有经过专业的培训，对业务不是很熟悉，档案材料的归集、整理、归档不及时。还有些部门的人事档案管理的设备不全，调阅档案还要使用原始的手工的方法，费时费力。个别管理人员在接转、调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，而是叫本人自己提取档案，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达数月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

2、人事档案管理的信息化程度不高

随着现代科学技术和电子信息的高速发展，对人事档案管理的信息化要求也越来越高。但是，在实际的人事档案管理过程中，人事档案的信息化管理水平还是不能尽如人意。首先，人事档案管理人员的计算机水平不高，对于先进的系统不够了解，不能使工作顺利的展开；其次，有些先进的技术手段没有得到充分的利用，不能完全发挥计算机系统强大的功能。通过分析人事档案的利用工作记录，可以发现人事档案的服务对象已经从过去的组织人事部门、党政机关和各级领导，扩展到多部门，利用目的及形式也从单纯提供政审、鉴定材料转变为提供身份证明、学历证明、办理公证等多形式，单纯靠查阅纸质档案不但工作量大，而且不利于档案的长久性保存。但是，目前许多单位在人事档案管理方面仍习惯于手工操作，即使有的单位安装了“人事档案管理系统”或者“人力资源管理系统”由于系统本身的功能限制，只是对职工个人的基本信息进行记录，对职工在工作生活中形成的原件却不予收录。使它在人事档案的跨单位利用中实用性不强，仍然必需提供纸质档案材料，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管,又大大影响了工作效率。

3、人事档案管理不规范的问题

关于人事档案管理不规范的问题，首先，硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。其次，材料收集不便，缺损严重。一是材料分类不规范：大部分管理档案的人员虽然知道人事档案要分十类进行保存，但在分类上把握不准，随意性很大，影响了“人事档案分类的统一性”，也给人事档案的查阅利用带来了不便。二是材料制作不规范。干部档案材料,必须统一使用16开规格的办公用纸,大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工,折叠、剪裁及裱糊。但近几年来,时常有A4纸规格的材料归档，致使归档材料规格五花八门，给档案的整理和装订带了极大麻烦。

三、建议

1、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案

管理人员素质《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。具体方法如下：（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理队伍。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

2、加强人事档案管理的信息化建设

实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的迫切需要,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存。通过屏幕查阅有关内容同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高了档案的利用效率。

3、严格制度，推行责任追究制

为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。1、在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。2、部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。3、转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入，各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

参考文献：

[1]刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究,2011,(05).

[2]辛凌等.关于强化人事档案管理的策略分析[J].档案管理，2010,(10).

[3]王桂芬.人事档案管理的新思路[J].理论观察,2013,(04).