规范管理坑口测量资料的构想与探讨

规范管理坑口测量资料的构想与探讨

张璐

云南锡业股份有限公司老厂分公司云南个旧661000

摘要：本选题源于塘子凹坑测量资料的有效利用和科学管理的现实需要，结合坑口测量资料管理现状的实际情况，开展了深入研究，提出统一规范管理坑口测量资料的构想及措施，为坑口测量档案管理规范化、科学化实现数字化矿山奠定了基础。

关键词：矿山测量资料；纸质档案；电子档案

前言

矿山测量资料是广大矿山测量工作者多年辛勤劳动的成果，是矿山建设、生产、安全不可缺少的信息资源，是矿山企业的宝贵财富。加强矿山测量资料档案管理，充分挖掘和发挥矿山测量资料在数字化矿山建设中的作用是矿山测量工作的一项重要任务。

2015年12月公司改革合并后，塘子凹坑成为老厂分公司的一个主力坑口，每年完成近万米公司重点进尺及近两万米采准进尺的工程施工，测量资料也随着日积月累不断增加。矿山开采技术不断提高、开采设备不断更新，也使得矿山测量管理工作变得日趋复杂。因此，如何规范管理坑口测量资料，使得测量资料档案等检索便捷有效，实现坑口测量资料的最优化利用，是实现矿山现代化发展的必然趋势。

1塘子凹坑测量资料管理现状

由于公司改革合并，原负责监管塘子凹坑的精测组调离了坑口后，坑口便无专人统一管理测量资料。而塘子凹坑档案室（前采选分公司档案室）离塘子凹坑的办公区较远，使得查阅资料极不方便，因此如今坑口的大部测量资料都是工区自行管理。而工区存在生产任务较重、缺乏资料档案管理的相关知识等，存在着测量资料管理不规范、资料查找困难等问题，从而严重制约了测量档案系统化、信息化的建设。因此，指定专人统一负责，及时收集测量资料、整编、管理、存档是规范管理坑口测量资料、有效运用测量数据的必要措施。

2规范管理坑口测量资料

矿山测量资料就是测量人员在矿山测量活动中所形成的应当保存归档的观测记录、计算资料、成果、成图以及技术设计、工作报告、技术报告等文档资料。矿山测量档案管理就是对测量资料档案实体、信息进行管理，并对各项业务工作提供利用服务的总称。随着科学技术的不断进步和测量事业的迅猛发展，现在已经基本形成纸质资料和电子资料同步使用的局面，矿山测量资料档案已由传统单一的纸质档案逐渐转化为电子档案。

2.1纸质档案与电子档案的特点

2.1.1纸质档案

纸质档案是以纸张作为载体的一种档案，具有以下特点：

（1）、纸介质容易磨损、老化，无法再生；

（2）、资料较多，占用空间大，对存放环境要求苛刻管理难度大；

（3）、查询困难，数据共享程度低；

（4）、具有凭证作用和法律效力。

2.1.2电子档案

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，形成了大量有别于纸质档案的特殊载体档案，比如光盘、磁带、磁盘、胶片等电子档案，具有以下特点：

（1）、占用空间小，可无限复制；

（2）、资料查询方便、快捷；

（3）、与纸张的档案相比来说，电子档案的伤害更彻底，如果改变或损坏，都可能造成不可挽回的错误，从而使文件完全损坏。

2.2坑口测量档案的管理构想

2.2.1纸质档案的保存

虽然纸质文件有保存困难、占用空间大的缺点，但纸质档案所具有的原始凭证及法律效力是无可替代的。因此我们必须重视加强对矿山测量原始文件保护，对纸质档案保存的具体要求有：（1）针对纸质文件容易损坏的特点，在选取保存地点时，要考虑地点的物理条件，要求该地点干燥整洁、易于长久放置，同时定期打扫该地点，防止霉变、虫害侵蚀。（2）纸质档案要做好标签。较完善的标签登记可以在查阅时方便快捷，达到事半功倍的效果。所以，标签上应有如下信息：档案号、案卷题名、入档日期、索引号、立卷人等内容，便于日后方便快捷地查找档案和有效保管档案文件。（3）对于重要的文件应对纸质资料进行扫描数字化处理，使得原来档案拥有电子档案的属性，两者并存来提高档案的使用价值。

2.2.2电子档案的保存

区别于纸质档案电子档案具有查询方便、快捷、占用的空间小的优势，现在越来越多的用户更喜欢查阅电子的档案，但是电子档案在使用的过程中也有不足的地方。考虑到存在的问题，我们需要针对电子档案的备份、使用、管理具体做以下要求：（1）电子档案的安全管理。以电子形式存放的档案可以无限次的粘贴复制，因此作为档案管理者要做好电子档案的安全管理工作。应设有专门的地方存放磁盘、光盘等形式的电子档案，并有专人负责盘片库的管理，一方面防止电子档案在存储时遭到例如碰撞、水淋等的损坏，另一方面防止电子档案被恶意使用，存放电子档案的载体应带有密码锁。（2）电子档案的检测与维护工作。电子档案保存的载体，必须定期检查和复制测试，以确保电子文件信息的正确性和可靠性。（3）电子档案的备份。针对电子档案具有易损性的特点，要及时或定期对电子档案，进行备份。（4）电子档案的使用管理。考虑到电子档案可以进行修改和复制，而且修复后不留任何的痕迹，并且容易受到电脑病毒的感染，会造成不可逆的损失。所以一定要慎重使用电子档案。可以添加权限赋给复制的电子文件，或添加复制保护技术，防止无限制地使用电子档案。

2.2.3纸质档案和电子档案共存

为实现坑口测量资料的最优化利用，工区应定期及时上报正确有效的测量资料，上报资料须两人检查以确保资料的正确性。坑口负责人员对于收集的矿山测量有效资料进行分类后，按照其用途性质进行分类保管（分类原则符合《中国档案分类法测绘业档案分类表》），并采取各种切实可行的保护措施。根据纸质档案和电子档案的特点，结合坑口实际情况，适合选用纸质档案和电子档案共存的方式。诸如技术设计、进尺验收台账等须应对检查的资料，我们应该侧重于原始记录的保存，建立电子档案可以帮助我们快速找到我们所需的内容。对于测量成果、成图等运用性资料，我们应加强做好电子档案管理工作，建立数据库（数据库详见附件一）及相关测量图（综合图、中段图）方便资料的快速检索、查阅以实现资料广泛、高效的利用。

2.2.4坑口测量档案的移交与销毁

对于工程完工、较少使用的测量资料，整理归类好后及时上交矿部或档案室，并做好档案移交记录。对于过了保管期限或失去保存价值的测量档案而言，就可以履行鉴定和销毁等环节的工作。因为销毁工作是不可逆的，一旦销毁掉，如果再需要时是没有办法可以补救的，所以执行销毁工作一定要谨慎。需要经过专业委鉴定批审后，提出申请注明储存期，来源，销毁理由等，并在列出的封面上经鉴定专家、经办人、监销人等签字认可确定无误后，报上级主管部门审核和批准后才能执行销毁工作。

3规范管理坑口测量资料意义

由坑口指定专人负责将坑口各类测量资料整编、归档、统一管理，不仅能达到对全坑测量档案资料的检索、查询、编目、统计、借阅、存取、管理等方面信息化管理，实现坑口测量档案的长期、安全、可靠的保存。从而更好地服务矿山安全生产、建设，积极发挥坑口测量档案的使用价值，具有长久的社会价值和经济价值。

4规范管理坑口测量资料的相关注意事项

管理坑口测量资料是一项繁琐及单一性比较强的基础工作，但是很多测量技术人员并未意识档案规范化管理的复杂性、艰巨性及重要性，从而不够重视。在实际工作中，若管理人员对矿山测量资料规范管理意识淡薄，对档案管理及相关知识知不够，将会严重影响测量档案系统的完善，导致测量成果的使用不能最优化，甚至出现用错资料等问题。因此，为做好坑口测量资料的规范管理工作，应加强坑口测量技术人员的档案管理意识，开展档案管理相关知识、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等学习交流活动使测量技术人员认识到测量档案管理工作的重要性，确保矿山测量档案资料的有效保管和安全使用。

5结语

本文结合塘子凹坑的实际情况，提出了对坑口规范管理测量资料的一些个人构想。由于工作经验和相关知识的足，文中若有不妥之处，敬请各位专家评委批评指正，以便在今后工作中改正。

参考文献：

[1]李瑞芳，测绘资料档案信息管理与应用分析[J]，测绘与空间地理信息，2011（01）

[2]郑东命，档案信息化建设中的问题及对策研究[J]，黑龙江科技信息，2009（36）