数字档案馆的组织与管理概述

数字档案馆的组织与管理概述

冯国珍

冯国珍（巨浪农场，黑龙江大庆163000）

摘要：《中华人民共和国档案法》明确规定我国的档案资源实行统一领导、分级管理的原则，同时也明确规定了各级各类档案行政管理部门与档案馆（室）的组织机构及其职能。其分级管理工作细化到县级档案馆以及机关、团体、企业事业单位的档案室，这对于传统纸质档案的集中、就近和区域性查阅特性而言，非常有利于组织和管理。而数字档案馆的网络无边界性、网络存储的海量性以及组建、运行和管理过程中信息技术专业性强等特点，决定了数字档案馆组织与管理的特殊性。本文现就数字档案馆的组织与管理做客观分析与论述。

关键词：数字档案馆；档案事业；档案资源；逻辑关系

如果完全按照传统档案馆的组织、架构、管理和维护来运行数字档案馆是不现实、也是很难实现的。因此，在开展数字档案馆系统规划之前，应首先将组织、管理和运行模式及其与传统档案馆之间的关系等相关问题考虑清楚，方可进入实质性的建设阶段。

1数字档案馆组织体系

从全国档案事业发展和档案资源整合的全局高度来看，数字档案馆的建设涉及国家信息资源战略的全局，理应从国家档案行政管理的角度来做统一的规划和部署。

一方面，数字档案馆是基于网络运行的，网络具有无边际互联互通的特性，从技术角度而言网络完全能够实现全国范围内服务器、存储器等IT硬件资源的共享与共用，加之网络存储空间的大容量和易扩展性，使得数字档案信息的集成与共享甚至集中存储成为可能；另一方面，档案馆开展档案工作主要是收集、保管和利用，工作流程和业务模式相对稳定，从网络计算机辅助档案工作的角度而言，数字档案馆的软件系统也完全可以实现应用共享。

这些因素就决定了数字档案馆机构的设置与传统的实物档案馆应有所区别。不宜再按照乡、县、市、省等多个级别建立多层档案行政管理机构和各个级别的数字档案馆，应充分利用网络计算机的各种优势，建立扁平化管理的全国数字档案馆的组织，开展高效率的、覆盖全国范围内的数字化档案资源开发利用的服务体系。国家档案行政管理部门应根据现代档案管理的需要设立数字档案馆行政管理机构，负责规划、设立和部署数字档案馆的分支机构，组织制定数字档案馆建设、运行及发展的标准、规范和制度，划分数字档案馆网络存储系统中所管理的数字档案资源的区域、范围和内容，启动、管理和验收数字档案馆工程项目，指导、监督和协调基于各类数字档案馆系统平台开展的现代档案管理工作，发布数字档案馆标准规范体系、建设指南和管理、运行、维护的规章制度。

当然，数字档案馆建设还处于研究和探索阶段，其设置一方面要依据国家档案信息资源总体战略和国家档案局最新制度规范进行统一部署，一方面也要充分考虑各省市档案信息化建设与发展的现实状况以及综合档案馆与专门档案馆的信息资源管理特点是实际需求来设立。

总之，数字档案馆的机构设置应坚持科学发展观，构件以人为本的数字化档案资源的服务体系，既应方便各级各类档案工作者开展现代档案管理的各项业务，又要为社会公众提供方便快捷的开放档案信息的共享利用服务。

设置和部署数字档案馆的指体系工作，主要是在数字档案资源的存取管理与利用服务的有效性、方便性和快捷性以及安全、存储及运行维护成本等方面进行权衡。

2数字档案馆组建方式

正确定位数字档案馆的功能与目标是为了更清楚地描述和摄像数字档案馆的建设能达到什么效果，满足什么目的。而研究数字档案馆的组建方式和运行模式的目的则是需要回答如何组织团队使数字档案馆的建设和运行更为有效。数字档案资源的统一管理、永久保存和有效利用是组建数字档案馆的根本出发点，统一管理取决于标准体系的建设额，永久保存主要取决于数字档案馆的技术职称体系的建设，而有效利用则取决于档案资源的整合、集成与共享的程度。

从国家档案事业发展的全局来看，建设数字档案馆需要在国家档案局的统一领导下，采取共建共享的总体原则，制定数字化档案信息的接收、存储、管理、提供利用、IT资源选购、平台搭建、系统运行维护以及数据封装、数据组织、数据存储、数据访问等相关的行业技术标准和管理规范，形成支撑数字档案馆集成运行的基础体系结构，确保数字化档案资源的统一格式存储与访问。应用系统的建设额可以考虑以省（直辖市）为单位进行立项，集中各地区的软硬件资源及人才优势，针对现代档案管理的电子文档归档、馆藏数字化、数字档案的综合管理、开放档案的服务利用、档案编研成果展示等条块化业务主线分别开展通用档案系统的设计、研发与实现，做到各类应用系统的一次开发，多地区共享使用。

当前，国内数字化档案馆的组建有单一型和区域性两种主流模式，单一型数字档案馆运行模式是单个档案馆在自己内部开展馆藏数字化加工、接收电子文件归档、整合管内档案资源、建设档案馆的门户网站等，通过门户网站提供该馆的开放档案信息服务和行政规范性未见的查阅服务。区域型数字档案馆则是以一个区域（市、区）为单元，以档案馆的业务工作为中心，除了开展档案馆内部的各种信息化建设、实施和系统应用外，还通过网络为相关档案室提供档案信息管理的信息化服务，在档案形成单位进行归档的同时，将纸质文件归到档案室，将电子文件通过网络、载体或接口系统传递到数字档案馆系统中，实现了一个区域内部数字化档案信息的集中存储。

这两种模式建设的一个共同点是数字档案馆依附于某个传统档案馆，数字档案馆的滚动发展与运行维护也取决于它所依附的传统档案馆的信息化水平，更准确地说是以来与档案馆的决策者和档案馆设立的开展信息技术服务的计算机处（室）的人员对信息化的理解、认识和跟踪发展的水平，其局限性和风险性不言而喻。加上信息化滚动发展的持续投资，从长远角度必然会限制数字档案馆的发展。从国家档案信息化建设全局来看，这两种建设模式存在着档案行业IT资源重复建设的弊端，在全国数字档案馆标准体系尚未健全的前提下各自开展数字档案馆建设，也必然会造成未来国家档案信息资源整合难的新问题。

服务型数字档案馆是一个全新的概念，它是在考虑数字档案馆建设对资金、信息化专业人才、信息技术的持续跟踪、数字档案资源的永久保存技术的亚久、数字档案资源安全性保障等技术性要求较高，而传统的档案工作队伍又很难承担起艰巨的系统建设、滚动发展、技术跟踪与升迁、安全保障和持续运行等专业性工作任务的基础上，而提出的一种借助于社会力量，由国家档案局专门设立的数字档案馆建设机构可在第三方机构配合下进行建设、发展和维护的数字档案馆专门组织。

结束语

服务型数字档案馆的建立将为当前的已经或正在开展双轨制档案工作的各档案馆工作人员提供很多便利，使档案馆工作者从信息技术的专业性强、技术难度较大的困惑中解脱出来，为社会积累和挖掘适时、有效的档案信息。