项目施工中的竣工资料管理的探讨

项目施工中的竣工资料管理的探讨

招梦婷

佛山市顺德区威泰电力工程有限公司

摘要：竣工资料是工程项目建设全工程的真实写照，同时也是工程项目交工验收质量等级评定以及日后养护管理的主要依据。因此，保证竣工资料的完整、准确、系统，做到原始资料和实物相符，技术数据真实可靠，签字手续完备齐全就显得尤为重要。要保证一流的工质量，其内涵也包括一流的竣工资料质量。

关键词：竣工资料；资料整理；资料现状；解决方案

引言：在工程建设过程中，工程技术人员按照国家的有关法律法规，将工程实施管理的过程如实地记录下来，最终汇总形成完整的工程竣工验收资料，是项目施工过程中所实施的管理达到程序化、规范化和制度化的具体体现的记载。在工程建设过程中，应当做到竣工资料的编写与工程建设施工同步进行，竣工资料中的内容应能及时准确地反映出工程的进展情况，以便在工程完工后的短时间内即能够将竣工资料整理编写完毕，使工程具备验收条件，为工程的顺利竣工验收完成做好准备。

一、竣工资料的概念

广义上讲，竣工资料是指项目建设全过程（从工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、生产准备直至竣工投产的全过程）中产生的具有保存价值的与工程建设有关的应当归档保存的各类文件资料。而工程资料只是指在项目施工阶段按照法律、合同、规范标准的规定，由施工方负责编写并整理归档的与工程有关的具有保存价值的资料。

二、项目竣工资料整理的现状

在工程项目的实际操作中，由于施工任务重，项目部的重心倾向于工程质量、进度、资金使用等情况。竣工资料的整理落后于主体工程的进展，“重建设，轻资料”的现象屡见不鲜。竣工资料整理存在缺陷主要表现为如下几点：

2.1资料缺乏真实性。由于竣工资料落后于主体工程的进展，这样势必会造成“闭门造车”。竣工资料是工程项目建设过程的真实写照，这种做法不仅是对工程质量的不负责，更是对自己责任与安全的不负责，而且这样做出来的竣工资料也是无法通过竣工验收的。例如：竣工工程量。在竣工资料中有多处要填写竣工工程量：工程竣工报告、竣工总结、竣工图纸说明、监理报告、竣工验收文件等，这些文件中工程量往往不完全一致。

2.2资料缺乏完整性。由于部分项目部对竣工资料管理不严格，平时忽视一手资料的整理，直至工程竣工验收时才开始重视，这样难免导致资料变得杂乱无章、内容缺失以及签字手续不全等问题。同时也有项目部专业技术人员工作的频繁调动，移交手续又做的不全，造成竣工原始文件的遗失。

工程竣工资料整理人员未经培训学习，缺少思想认识与资料整理技术规范的学习和理解，为尽快完成任务草草了事，为交差而交差，也是造成竣工资料缺失的重要原因。

2.3资料缺乏规范性。主要表现为施工原始资料书写不规范和填写不规范。施工工程中长期测量手薄记录，施工过程中的原始签证资料有用圆珠笔等。这些都与归档要求不符；原始竣工资料，也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符。验收项目有空白栏出现，签字笔记龙飞凤舞、代签姓名及随意涂改等现象，降低了竣工资料的使用价值。

2.4增加了资料的经济投入。由于平时没有及时地对资料进行整理，完工后不得不抽出大量的时间和人力进行补充、整理，这样就浪费了大量的资源，增加了施工成本，还影响企业整体形象。

三、工程竣工文件的收集范围

工程竣工文件的收集范围主要包括了：第一，建筑土程项目在准备阶段形成的有关立项前期审批文件、工程投招标文件以及征地拆迁等工程管理性文件；第二，工程交工以及竣工验收的文件；第三，项目建设单位要按照相关的负责人来收集、积累以及分类保管相关的科研材料。

与此同时还包括了工程勘察、设计单位负责收集、保管工程勘察以及设计的基础材料；初步设计图纸、总体规划设计的图纸、施工图纸、补充设计的有关文件：有关重要文件的变更，并且要按照相关的规定将档案材料移交给项目建设单位。

工程项目在施工阶段中所形成的施工文件主要包括了图、表、试验材料、原始记录、工程质量检验评定资料、工程变更、工程施工组织方案、工程总结以及工程声像材料等文件。各个合同段的施工单位要收集、积累相关的资料，并且要在监理工程师的指导下进行相关的操作，从而可以保证材料的准确性以及完整性。

在监理工作中，工程项目能够形成有关工程计划进度文件、质量控制文件等文件，并且这些文件主要是由监理单位来负责收集以及整理。

四、竣工资料的分类

按不同的项目阶段可分为项目立项资料、设计资料、实施过程资料、完工交付资料。项目立项资料是项目决策过程中形成的资料，主要包括项目建议书、立项审查批准、项目可行性研究、项目初步设计等；设计资料主要包括设计图纸、计算书等；施工资料包括施工组织设计、方案、设计变更、工程业务来往文件、工程质量验收资料及材料试验检测等。

竣工资料按不同的项目参与主体可分为业主方资料、设计方资料、施工方资料和监理方资料。

竣工资料按不同的项目资料的性质可主要分为综合类、技术类、材料检测和竣工图及声像文件5大类。综合类包括一些建设文件、交工验收文件、工程业务来往文件等；技术类包括施工组织设计、施工方案、隐蔽分项工程报验（分项质量评定）、材料报验、沉降位移观测等；材料检测主要是原材料的试验检测报告；声像文件主要有各分项工程施工的照片和录像。

五、解决问题方案及方法

只有工程项目建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备。才能保证原材料质量保证材料真实可靠以及竣工图与实物相符。总的来说要实行竣工资料形成同步；工程完工验收与合同竣工资料验收同步。具体措施如下：

5.1在工程项目进场时，项目部就要依据业主方出具的《竣工文件编制范本》及竣工资料要求制定针对本项目详细、统一的《竣工资料整理提纲》，对原始资料的纸张、文字、外观、内容填写等做出具体的说明，并提供统一的填写表样。对整个项目的分项、分部工程依据“范本”和“标准”做出具体的划分，对有争议的问题及时统一意见。这样做资料技术员和施工技术员再取用表格和整理资料时就能做到一目了然。

5.2项目部应根据业主方出具的竣工资料编写要求，及时收集施工过程中形成的有关各种文字资料、影像资料、技术数据及各种监测资料等。并按照要求分类归档。竣工资料编写要求对纸张、字体、目录、组卷的构成、排列次序、装订、封皮等细节都要做出明确规定，这样才能增加竣工资料的规范性又能兼顾美观。

5.3作为竣工文件编制的主要人员，资料技术员和施工技术员在增强资料意识的同时也应熟知、掌握资料业务以及“规范”和“标准”中的相关内容，对技术员进行竣工资料培训。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理工作水平和工作效率，杜绝施工过程中不规范原始施工资料和文件的出现，守好“一流的工程质量，一流的竣工资料质量”的第一道门槛。

5.4项目部技术部门应对编制的竣工图、文字资料、施工报告进行认真审查，着重检查隐蔽工程施工记录的真实性和工程设计变更的落实情况，看竣工图、文字资料是否完整、准确以及签证是否完备，看影像资料和组卷排列是否合理，把好“一流的工程质量，一流的竣工资料质量”的第二道关。

六、结语

竣工资料是对整个工程施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量，具有不可替代的重要价值，且竣工资料移交是工程通过竣工验收的一项必不可少的程序。因此，必须提高管理者的竣工资料管理意识，严格执行管理制度，加强档案管理知识培训及定期检查竣工资料存在的问题并及时纠正，在竣工资料管理上形成动态的PDCA循环模式。

参考文献：

[1]浅谈项目竣工图的编制工作[J].卢燕娴.广东科技.2012（09）

[2]工程建设项目档案资料的收集整理[J].朱肇芳.城建档案.2010（06）

[3]竣工图的编制与审核要点[J].倪受田.建设监理.2009（12）