浅谈如何加强企业材料采购业务管理

浅谈如何加强企业材料采购业务管理

王留根

中国第一重型机械股份公司黑龙江声齐齐哈尔市161042

摘要：随着市场竞争的日趋激烈以及国内外市场的多变，企业面临严峻的形势。如何加强成本控制、降低产品成本水平，将成为影响企业盈利及企业发展的绊脚石。我们都知道，在产品成本构成中原材料所占比重相当大，所以加强原材料成本控制对降低企业产品成本具有重要意义，对此本文将从材料采购业务的现状、潜在的风险、如何强化采购业务管理三个方面来阐述采购成本管理对企业成本管理的意义。

关键词：采购业务；成本控制；效益

随着全球经济一体化的发展，国外竞争对手的介入，市场竞争日益激烈，使得国内制造企业以往通过赊销方式扩大销售量从而占有市场份额的经营模式已经难以在市场上站稳脚跟。因此，企业要实现长期可持续发展，首先必须转变观念，从思想上认识，进而通过改变经营策略，强化内部管理，从而建立新的竞争优势。如何有效降低成本，尤其是材料采购成本，将是企业增强盈利能力和参与市场竞争能力，走出困境的一条必经之路。国外学者研究认为，采购成本占销售收入的比重为40%-60%，如采购成本降低1%，则对利润的贡献会超过10%，可见采购成本直接关系着企业生产成本的高低，进而影响着企业竞争力和盈利水平。因此，企业对采购业务的管理效果如何是财务管理的关键点之一，也是企业加强成本管理的重点。

一、目前财务管理对采购业务的管控的现状

1.大多数企业目前对采购业务的管控仅限内部会计控制的要求。即财务人员按照企业规定的授权审批程序以及相关会计准则或制度的要求对采购发票、入库、付款、质保金等进行全面反映和监督，这是一种事后监督。而对影响采购成本的供应商评价，采购定价，合同条款的谈判，结算方式的选择以及是否需要对方办理履约保函、预付款保函等事前控制环节没有参与或参与得不够，很难在节约成本上发挥应有的作用，导致企业不能实现材料采购的精细化管理、实行最佳批量采购，造成采购成本和费用以及仓储费用居高不下，影响了企业成本控制成效的发挥。

2.受企业信息技术控制硬件条件的限制，财务管理中存货管理往往仅限于分库别的总价值量的控制管理，无法实现和库房管理部门的实时动态信息共享，致使财务管理与实物管理相脱节，不利于企业及时了解库存量、对存货实施更为精细的管理，也给财务分析带来相当难度。

3.采购业务的过程管理相对薄弱。如对合同跟踪不及时，存在货物未入库，货款却已支付、或款已支付，发票迟迟不回、或者款已付清，货物验收出现问题等被动局面，影响了企业材料采购工作的正常进行，加大了企业资金支付压力，甚至影响企业生产，最终信用受到损失。

二、采购业务管理不善给企业带来的风险

采购业务是企业生产经营的起点，既是“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。采购预算的制定与实施、供应商的准入和选择、采购方式的选择，采购物资的性价比、入库时间、采购合同的订立和跟踪、这很大程度上决定着企业的材料采购成本的高低，最终将影响产品的成本以及盈利水平。采购业务涉及预算、采购、质量、财务、监察审计等多个部门，由预算、采购、库管、质检、会计、出纳、审计、法律等多个不相容岗位人员协同完成，若某环节出现职责不清，互相推诿、授权不当、审批越权、岗位牵制混乱的现象，必将给企业带来很大的经营风险，影响企业的健康、持续发展。

1.采购计划安排不合理，采购时机判断失误，往往会造成库存物资积压或短缺，影响生产经营活动的正常开展，最终会给企业造成重大经济损失。

2.供应商选择不当，采购方式不合理，招标定价不科学，导致采购过程过程中发生舞弊现象，甚至会出现所采购物资质次价高的后果，严重影响所生产的产品质量。

3.授权不明确，审批职责交叉混乱，导致采购业务出现舞弊，付款环节不规范，极易影响企业资金安全，给单位造成经济损失。

4.入库验收不严格，极易造成物资与合同约定型号，产地，技术指标不符，不能满足企业生产的需要，影响生产活动的正常开展，使企业蒙受重大经济损失。

三、完善采购业务财务管理应关注的几个问题

为了更好的发挥财务管理职能，合理开展采购活动，不断规范采购行为，防范采购活动中潜在的风险，财务部门应全面梳理采购业务流程，从完善流程入手，采取切实有效的措施，合理控制采购风险，降低采购成本。

1.根据企业相关采购业务管理、合同管理、全面预算管理等内部制度规定，进一步完善物资采购管理规程，明确采购业务归口管理职责的划分和权限审批程序，细化采购请购审核、审批程序，发票审核、付款节点审核、预付款条件审核、验收入库凭证审核等环节的会计审核方法和细则，为财务部门加强对采购业务的控制和监督提供制度保障，为实现采购业务规范化奠定基础。同时经办采购业务的会计、出纳、审核、合同管理等岗位间应当存在相互牵制，相互监督的机制，同时实行岗们定期轮换制度，防止违法乱纪行为的发生。

2.在供应商准入评审环节，财务人员应当参与对供应商财务状况、资信状况等情况的审核，对大宗物资采购应当配合中介机构对供应商综合实力作出评价；在采购定价环节，应当依据财务部门所掌握的历史数据，结合市场变化，与询价价格作出对比，提出参考价格；在合同结算方式上财务人员应当参与结算方式的选择，涉及外币结算的，还应当根据市场汇率变化，利用自身掌握金融知识的优势，提出币种选择方案；在确定付款条件时，财务人员可与采购人员沟通协调，健全供应商档案，对供应商实施分类分批付款政策，充分利用企业信用，对大额付款应当根据供应商评审结果要求对方提供一定比例的履约保函，涉及预付款的还应当要求对方提供预付款保函，以最大限度的防范和降低企业资金风险，保证资金的安全、完整。

3.运用物资采购管理、合同管理等ERP企业资源管理系统，对存货实施动态管理，定期对重点物资的价格、数量、价值变动情况进行分析，为财务预算的制定以及采购决策提供有效的数据支持。

4.企业财务部门应当重视采购合同的动态跟踪管理,利用信息化手段，定期对合同的履行动态，到货和付款情况进行跟踪调查，对已到节点尚未办理货物入库手续、已办理入库手续发票未到的、或已支付预付款尚未到货或发票未到的情况应结合实际情况进行分类分析，定期通知采购部门，及时办理相关手续。对大额预付款，应根据合同约定提前对采购部门发出预警，保证企业资金安全。

5.为强化材料采购管理，降低采购成本，企业应强化采购业务财务预算，细化付款节点审核，把采购业务作为预算管理的重点，按月分析预算执行情况，评价采购预算执行效果，对超出预算的情况，应当重新履行预算审批手续，详细说明超预算原因，按照规定审批程序和规定，调整预算，没有预算的采购财务部门不予安排付款，财务部门要充分发挥财务管理与财务监督职能，规范核算，为进行采购预算执行情况分析提供严谨、科学的数据，同时发财务监督职能，对采购业务中发现的问题及时向领导汇报，并积极出谋划策，当好领导参谋，为进一步强化采购管理，完善内部控制，进行合理的授权，减少材料采购过程中可以发生的资金风险，控制采购成本，降低生产成本，从而增强企业的盈利能力和参与市场竞争的能力，实现企业健康、持续发展奠定基础。

结语

加强材料采购管理，是企业内部管理的重要组成部分，对有效降低企业产品成本，增强企业价格竞争优势，提升企业参与市场竞争能力，促进企业发展具有重要的战略意义，因此企业的领导要高度重视，各内部职能部门通力合作，充分发挥管理职责，强化内部控制，采取切实有效措施规范材料采购行为，减少各种违规操作所带来的风险，真正实现材料采购成本的有效降低，从而实现压缩产品生产成本的目标，实现企业发展战略！

参考文献

[1]张申生，朱祥飞:一种企业应用集成方案的研究[J].哈尔滨工业大学，2014

[2]符芳:建筑材料始[M].南京：东南大学出版社，2001.2003-208