基于知识管理的下一代高职院校办公系统研究

基于知识管理的下一代高职院校办公系统研究

陈玉峰

陈玉峰（北京信息职业技术学院）

摘要：知识经济时代正上演奇迹，因知识创新带来经济的快速发展让企业不断创造神奇。企业经营越来越重视知识管理的重要性，基于信息技术的知识管理解决方案层出不穷，为企业提高生产管理质量，深层次挖掘使用知识提供了有效的解决方案。学校作为社会的重要组成部分，它虽然不直接创造经济价值，但在人才培养的过程中需要越来越精细化的管理，引入知识管理到日常办公系统中，对于质量管理、教学办公运行、成本控制、风险控制具有重要里程碑意义。

关键词：知识管理高职院校办公系统

0引言

信息社会中，大量的信息里存在着大量的知识，因此对这些知识的管理就成为必然。而当把对这些知识的管理看成是一个企业、一个行业，甚至是一个国家生存和发展的决定因素时，对知识的管理就会越来越受人们的关注。纵观国内外，虽然有关知识管理的理论和技术在各个领域都得到了很大的发展，但是因为其丰富的内涵和多样性，使得对知识的管理更复杂和难以理解。

作为高职院校，他不是企业，不会直接创造经济价值，但是作为现代社会的重要组成部分，与其他的社会组织具有一些共性，就是都需要对人力资源进行管理，都需要提高办公效率，都会遇到风险，都需要以系统的和信息化的手段使得机构的运行效率最大化等等。为此，我们进行了基于知识管理的下一代高职院校办公系统的研究。

1当前高职院校的办公管理现状

1.1高职院校办公系统知识管理的内容当前的时代是知识经济时代，知识已经成为社会发展中最重要的资源。这对我国目前的高职院校发展是机遇也是挑战，如何将知识管理的新理念引入到高校的办公系统中，这是目前高校发展最亟待解决的问题。众所周知，高职院校乃至高等院校办公室系统的作用就是为学校的教学、科研和教育信息服务，保证学校的正常运转，并做好学校领导和学校各类人员的后勤保障工作。知识管理是利用信息化和网络化手段，对知识资源进行系统有效的管理，实现知识的创造、共享和增值的过程。对于高职院校办公系统来说，知识管理可以细化为办公室甚至学校内部和外部的知识管理两个方面。

高职院校办公系统的知识管理应该以自动化作为基础，而目前的自动化主要是体现为信息化和网络化。作为高等院校，他的外部知识网络极为发达，可以利用的知识资源极为丰富，所以高职院校要尽量利用这些外部的知识资源实现共享，因此办公系统要充分吸纳、利用和整合外部的知识为学校的教育和科研服务，最大程度的将知识资源转化为管理的效益。同样，作为高职院校办公系统的内部也同样具有着大量的知识资源，我们同样要利用好这些知识，通过对资源的收集、筛选和分析，最终实现知识的共享、创造和增值。使得高职院校办公系统中包含为学校教学、科研、后勤服务及领导决策服务而建立的信息库、文件资料档案等方面的显性知识；以及办公室管理人员的管理经验、技能、工作办法、影响力、办事效率等方面的隐性知识。

1.2高职院校办公系统实现知识管理所面临的问题

1.2.1缺乏系统的管理认识对知识管理的最大障碍主要体现在根深蒂固的观念和文化上。办公室有些人员对知识管理缺乏基本的了解和系统的认识，尚未意识到采用知识管理对提升办公室工作的必要性和重要性。管理理念的滞后使得我国大多数高校办公室难以全面推行知识管理。

1.2.2缺乏基本的要素支持高职院校办公室建立完善的知识管理体系必须要有相应的人、财、物以及技术等要素的支撑，缺少了这些基本要素和条件，办公室知识管理只能是“空中楼阁”。以“人”的要素为例，知识管理要求建立一支既有管理业务背景，又有驾驭信息化系统能力的高素质队伍，但目前我国高校办公室人员对计算机网络技术在实际管理中发挥的作用往往滞后于时代的要求。因此，基本要素的缺乏和技术的落后影响高校办公室知识管理的实施。

1.2.3缺乏有效的制度保障高校办公室知识管理的实施需要一系列的制度作为保障。但新制度的建立必然会受到现行制度的阻力，特别是传统体制下的高校办公室管理制度和人力资源政策成为制约办公室知识管理发展的一个重要瓶颈，不利于知识共享。

2利用知识管理建立高职院校下一代办公系统

办公自动化，简称OA（0fficeAutomation）就是利用先进的网络技术和设备，通过改变传统办公手段，实现办公信息化和决策科学化、智能化，提高办公效率和质量，减轻劳动强度，方便管理和决策。基于知识管理的高职院校自动化办公系统称KM-COAS（CollegeOfficeAutomationSystemBasedonKnowledgeManagement），是以知识管理为核心的新一代高校办公自动化系统。它是建立在校园网、校际平台之上，旨在帮助高校实现动态的信息和知识的管理。它将在实现办公信息、知识共享的基础上，为各部门事务处理的每一个环节提供所需要的相关知识，也可以面向全国职业院校进行教育资源的信息服务，形成教育资源的交流与汇聚。

2.1建设支持管理创新的高校办公信息系统与传统的办公自动化概念相比，办公信息系统更突出网络环境下系统超越地域和跨越时空服务的特点，具有灵活应变、开放交互的特性，更加强调信息资源在办公自动化系统中的重要作用。高职院校办公系统必须要形成一个满足现代化办公需要，基于高速网络、大型数据中心和强大信息处理环境为一体，可为学校办公信息资源的获取、共享、处理服务，支持实时网上办公信息处理，支持协同工作及虚拟办公环境的新一代信息基础设施支撑平台。

2.2建立支持管理创新的信息系统标准体系和安全体系高校办公信息系统的有效运作必须以管理思想的创新为支撑点。要形成高效、科学、规范的办公信息系统，建立标准体系是重要的保障措施，它涵盖的内容包括办公信息处理的流程、规范，办公信息的指标体系，办公信息的交换标准等。由于办公信息系统是基于网络环境下建设的，在实施过程中，必须同时考虑信息安全及保密措施。确保网络系统不被非法入侵和破坏，系统中的信息资源不被窃取和篡改，同时还保证用户能够正常使用系统中的共享资源，提供应有的信息服务。

2.3建立各类直接与用户相关的工作应用系统办公信息系统的建设和推广必将冲击传统的办公体系和工作模式，通过建立直接与用户相关的应用系统可以摆脱原始的管理模式和习惯，有利于知识管理的实施。如建立以决策依据为主体的参谋系统，强化信息的知识化，为领导提供管理决策的依据，加大高层次服务力度。如建立联络、接待、沟通为主体的公关事务系统，因事而异，充分发挥知识管理的灵活性，满足高校日益频繁的对外交流与合作。

2.4建立一支能驾驭知识管理的人才队伍知识管理是未来管理的必然趋势，其管理的核心是知识。而人又是知识的重要载体，是知识的生产者、传播者和使用者，是使知识成为力量的主体。高校办公室一方面要通过各类机制的健全和制度的创新，充分调动办公室管理人员的积极性、主动性和创造性，积极学习运作现代化办公信息系统所具备的专业知识和管理技能；同时要引进人才，设立知识主管岗位，积极启动、推行和协调知识管理计划的实施。

3结语

高职院校办公系统是一个综合性的办公体系，它一般包括行政管理、教学管理以及实验管理和学生工作的管理。它的主要职能是承上启下、联系左右，做沟通协调内外的桥梁和纽带，并承担参谋助手、督办检查和服务等工作。它是各级院（系）的管理中枢，为院（系）日常工作的正常运转发挥巨大作用。随着社会和高等教育事业的飞速发展，对高职院校办公系统的工作也提出了更高的要求，在新形势下，高职院校办公系统工作要与时俱进，利用知识管理这个先进的工具，提高办公系统整体素质水平，以适应时代、社会和高校持续发展的需要，作出新贡献。

参考文献：

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