浅析工程档案管理的重要性

浅析工程档案管理的重要性

韩芳芳

中铁大桥局集团有限公司

摘要：档案是指记载企业发展活动的文字以及其他媒体形成的资料，是企业的重要资产和宝贵资源，本文主要分析了档案管理的重要性，并从工程的实际情况出发，结合目前档案管理存在的问题，提出相关的解决意见以及应如何提高工程档案管理的措施，阐述工程档案管理的重要性。

关键词：档案管理；存在问题；解决意见

引言

建设工程档案是建设工程的重要组成部分，是建设工程内在质量和工程验收的重要依据，也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。凡是有意参评的项目，对建设工程档案管理都是非常重视的，包括档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面，对档案的编制就更加认真细致、精益求精了。工程档案管理包含于工程质量管理之中，工程质量是对包含工程档案在内的监督管理。要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓。就目前工程档案现状，我阐述一下自己的一些看法及解决意见。

一、建筑工程档案的重要性

建筑工程档案是在建设项目管理活动中形成的原始的、图物相符的、对国家和社会具有保存价值的真实记录和实际反映。是建设项目全过程的真实记录，是珍贵的信息资源，是城市建设的一座知识宝库。

在建设项目管理过程中形成的各种文档和材料，范围包括综合性文件资料、土建工程及水电设备安装工程施工文件资料、竣工图三大类别，它记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。这些文档资料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定以及工程竣工后的管理、维护，都具有重要的利用价值。在对建设项目工程质量、总体造价和建筑工期进行管理的同时，建筑工程档案管理是作为建设项目管理的一部分。

另外建设工程档案对防范自然灾害的破坏及灾后建设有着不可替代的作用，更是预防自然灾害的重要手段。如何有序地管理好建筑档案既是工程本身的需要，也是档案管理部门的要求。认真做好建筑工程档案管理工作非常重要。

二、工程档案存在问题

1）档案管理的意识不强。当前，由于大家对“档案”的概念和作用知之者甚少，档案意识相当薄弱，甚至一些领导对加强档案工作的认识不足，许多单位的档案工作仍然采取传统的手工工作方法，保管设施和存档设备过于陈旧，严重影响了档案管理的现代化进程。

2）缺少从事档案管理的人才。档案管理的前提是人才管理，要想提高工程档案质量，要求档案管理人员能对档案进行日常使用、维护、更新、收集、整理等，同时要具有较强的专业知识，较高的文化素养。

3）缺少专职的档案员。一些小型建设单位往往只注重工程项目的经济效益，而对工程档案资料的收集、编制、整理很不重视。缺少专职的档案员，工程档案记录不规范、不完整，档案管理工作手段落后，使档案不能真正反映建设项目的实际情况，给施工单位在工程竣工移交带来很多不必要的麻烦。

4）施工档案不真实。真实性是施工档案最根本的要求，是施工档案的灵魂。失去了真实性，施工档案便失去了本来意义。但事实是，一些工程档案完美得不切实际。如某单位工程的所有分部、分项、检验批均验收合格且无任何缺陷，出现了真正的“零缺陷工程”。又如土方工程质量评定中的基槽开挖后的长度、宽度误差实测值均为几毫米，明显不切实际。

5）竣工图质量不高。一些项目的竣工图归档不完整，修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符；数据误差时有发现，竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全，有些竣工图编制不规范、标识不统一；由于变更执行程序的不规范，极易导致竣工图误差和失实。

6）代签名现象十分普及。相当一些施工单位的档案资料签字不严肃，应当分别签字的，全由档案员一人代笔签字。如隐蔽工程质量验收记录表中的施工员、班组长、专业质量检查员全由一人代笔签名，甚至有的施工单位还依照笔迹代建设单位、监理单位人员签名。使工程档案资料失去真实性，一旦工程出现问题要追查相关人员的责任时，就分不清责任，从而加大处理事故的难度。因此，监理单位、质监站对技术资料核查时发现有代签现象要及时提出批评，档案资料要返工重做，保证各相关人员亲自签名。

7）档案管理人员在收集工作中自觉性和主动性不够。一些项目仅注重阶段性文件资料的收集，而忽略了建设项目全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了工程建设后期形成的交工验收文件资料，缺陷责任期等方面的材料的收集，造成项目档案的成套性完整性缺陷。

三、如何加强档案资料管理，提高工程档案质量

1）项目开工前建设单位要与市城建档案馆签订“建设工程竣工档案责任书”，从一开始就把建设工程档案的要求、责任告知建设单位，要求他们明确分管领导和专门档案人员，对工程档案终身负责，提高他们的档案责任意识；第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改；第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收，预验收合格发“建设工程竣工档案初验合格证”方能进行竣工验收，由市工程质量监督站查验资料备案后，再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得“建设工程竣工档案合格证”，然后才能去办产权等手续。

2）项目经理应重视工程档案管理。在工程档案管理中，项目经理是一个关键，他应该对工程档案有较高的思想认识，并负有对此项工作牵涉的各个部门进行组织、协调、管理的责任。在项目内部建立一套完善的档案管理制度及激励机制，奖罚分明，充分调动大家的工作积极性，提高大家的责任心、管理水平，提倡敬业意识、奉献精神，提高全体管理人员的责任心，并且对档案员的工作一要支持，二要培养，要创造一个好的环境和条件，千万不能光重视直观的经济效益，注重眼前的产值、工作量，而看不到施工档案资料与工程质量的关系。实践证明，哪个工程的项目经理重视此项工作，哪个工程的档案管理就搞得好。

3）加强培训和技术交流。定期组织施工管理人员参加工程档案管理的专业培训，学习建筑安装工程新标准、施工规范和规程，定期组织施工管理人员学习先进企业工程管理经验，促进本企业档案管理水平和工程质量的进一步提高。

4）确保各种档案资料的真实性。目前我国许多工程项目的档案资料都是后整理而成。不仅不能真实反映工程实况，而且极易造成工程档案资料混乱，失去其作为工程档案的意义。因此，工程检测单位要对试验负责，严格执行见证取样制度，不符合要求的坚决不出具试验报告。

5）加强自检工作。工程档案资料是对建筑实物质量情况的真实反映，因此要求各种资料必须与工程施工进度同步，及时收集整理。由于当前市场机制不完善，有些材料需经好几手转售，使得合格证和检验报告不能与原材料同步到位，所以应对这些资料逐项跟踪收集，保证了档案资料的完整齐全。

6）加强过程监管。现场管理人员要主动深入工程施工现场，跟踪提供业务指导，保证工程竣工后的竣工图、竣工验收材料及施工期间的工程档案资料准确、齐全、完整，要严格把好施工中形成的所有工程资料的质量关，尤其是工程的关键部位、隐蔽工程、必须亲临施工现场进行监督检查。

7）建章建制。工程档案管理是一个动态管理过程，工程档案资料是在施工过程中逐步形成的，由于整个施工过程环节繁多，专业各异，不论是项目技术负责人，还是专职档案员，仅仅依靠个人的力量是无法做好施工档案资料管理的。因此，项目部必须建立内部管理责任制，明确每个成员的工作分工和工作范围。为了保证工程档案资料管理工作的有序进行，项目部还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查和汇报制度及技术人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，档案有人管，施工日记有人记，确保工程档案资料的连续性和完整性。

结束语

工程档案管理是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项认真严肃的技术工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门、贯穿整个施工过程的一项复合性工作。做好此项工作远非几个人就能完成．而是要靠各责任主体及相关人员的共同重视。我们应制定一些具体的措施，严格落实有关的法律规章制度，确保建筑工程档案管理步人良性循环的轨道。要保证工程竣工资料真实、准确、完整、规范、齐全，真实的记录和反映施工及验收的全过程，把工程档案资料整理工作纳入科学化、规范化的管理轨道，就必须不断加强建设单位、监理和施工单位的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程档案资料，从而为建设一流工程项目提供档案方面的保证。

参考文献

[1]张卉.工程档案管理工作的探讨.湖北档案，2012.

[2]李镝鸣，马建莫.加强工程档案管理的对策研究.新疆农垦经济，2014.