文物档案收集管理探讨

文物档案收集管理探讨

苏慧芝

苏慧芝

东莞市东坑镇文化广播电视服务中心

摘要：文物档案材料一般是以图片、实物、音像等信息载体存在，对于文物研究可以提供价值的数据。本文主要对文物档案建设管理的意义、注意事项、收集管理等措施进行分析。

关键词：文物档案；收集；注意事项作用

一、文物档案管理的意义

文物档案的有效管理可以让国家通过相关资料对全国各地文物信息进行详细的了解掌握。有利于文物部门制定有效的保护措施，为我国文物保护工作提供条件，帮助我国公民提高文物保护意识。另外可以让专业研究文物人员提供相关资料，有利于文物研究工作的顺利展开。

文物的缺失也是时常会有的，如自然灾害、人为损失、战争等因素都会造成文物的破坏，由于文物在保存方面存在的变数较多，建设文物档案可以让这些缺失的文物受到保护。文物档案具有详细的文字表达及影音等记录，制作时应从文物的时代及材料等多方面信息对文物进行还原，为修复工作提供可靠依据。我国太多文物经过历史的变迁，只能在史书上找得到一丁点的踪迹。因此，建设文物档案可以对历史进行还原及下一代研究文物工作者提供原貌资料，具有重要意义。

二、文物档案收集措施

（一）社会征集。

我国历史源远流长，大量的文物散布在民间。许多文物在民间收藏家手中，需要文物工作者在文物档案收集时采用社会征集的方法。社会征集需要征集工作者在征集过程中重视所有者叙述的原始资料，记录一份详细的文物档案，征集工作者还需要熟知历史文化和文物鉴定等方面的知识。对于文物的历史价值、科学价值和艺术价值作出一定的判断。每一个文物都是其所在时代的艺术品或者生活用品，代表着那个时代的特色文物。工作者在进行社会征集时需要寻找具有代表性的珍贵文物，收集到具有时代特色和民间风俗文物的信息。

社会征集是一种非常繁琐的文物档案收集方法。文物工作者需要根据报刊史料和民间信息寻找到当地的文物线索，了解到社会流散的文物信息，到民间寻访调查来丰富馆藏文物档案。大多数文物所有者不愿让其他人清楚自己所有文物的情况，这需要文物工作者长期做思想工作，改变文物所有者的观念，让他们清晰认识到文物档案收集的重要性，提供所有文物的详细信息，启愿为文物档案的收集作出贡献。社会征集是文物档案收集的重要方法之一，可以丰富官方文物档案，弥补文物档案存在的空缺，捉进文物档案的建立。

（二）考古发掘

考古发掘是文物档案收集的一个重要方法，是文物工作人员或者工作团队经过文物行政部门的批准，根据古文化遗址、文物埋藏地点和古墓葬等地点的实际情况，再制订详细的发掘计划之后所进行的工作或者活动。考古发掘需要较长的时间周期，文物工作者首先需要确定考古挖掘的地点，之后向上级文物行政部门申请考古挖掘，经过文物行政部门的批准之后才可以进行考古挖掘工作。考古挖掘通常都会出现可观的文物，为文物研究提供依据，文物档案可以收集到大量的文物资料。

在地下埋藏的文物不计其数，考古发掘工作一直没有停止过为人们研究古人的历史提供了大量的文物，人们更加清楚地了解到古人的生活和生产信息。考古挖掘出的大量文物均需要登记在册。考古工作者进行妥善的地保管和适当的养护，技照国家相关规定移交博物馆、图书馆等国有文物收藏单位或者文物行政部门。考古挖掘是一项长期的文物档案收集方法，出土许许多多馆藏和民间缺少的文物，增加了文物工作者研究的文物数量，在一定程度上完善了已有的文物档案。

（三）添加文物档案的收集

文物档案的收集方法除了社会征集和考古发掘之外，还应该对添加的文物档案进行收集，统计各地文物的档案信息，将添加的文物档案进行有效的整理。现有的文物档案存在缺失，县级国有文物收藏单位、市级国有文物收藏单位、省级国有文物收藏单位、国家级国有文物收藏单位等文物收藏单位的文物档案收集不全面，对于新进添加的文物档案没有进行有效的整理。文物档案相关部门应该定期对各级文物收藏单位的文物档案进行整理，将增添的文物档案及时归类，避免文物档案的缺失提高文物档案的管理水平。

文物收藏单位可能会接收到社会人士捐赠的文物，需要在接收之后向上级部门汇报，对文物进行研究之后建立详细的文物档案。如果文物建立档案的过程中存在争议，文物收藏单位可以聘请多位专家学者进行文物的评定工作，避免文物档案出现错误，确保文物档案信息的准确性。对于添加文物的档案文物工作者应该对捐赠者的信息进行记录，问明捐赠者文物的详细信息并且记录文物的相关历史资料，根据捐赠者的叙说建立一个初步的文物档案，为之后的文物鉴定提供较为全面的信息。

三、文物档案管理中应注意事项

（一）依据法律法规建设文物档案。

为了规范文物档案的建设国家制定了相关的法律法规，国家文物局颁布的相关文件规定了文物档案建设的标准，将文物档案按照标准分为了主卷、副卷和备考卷三类。文物档案管理部门按照文物档案的特性将文物档案分为记录性文物档案和收录性文物档案，记录性文物档案是由关于文物的各类形式记录组成的文物档案。记录性文物档案是由图片、图纸等原始资料的记录归类整理后形成的文物档案。文物相关部门在建设文物档案时，要依据国家相关规定和标准对文物档案进行记录防止违规操作现象的发生。

（二）文物档案的合理分类。

文物档案的工作对象是文物，所以要依照文物的类型和性质对文物档案进行合理的分类，为文物档案的建设工作和管理工作奠定良好的基础。在对文物档案进行科学合理的分类时应该制定详尽周密的档案分类标准，严格按照分类标准进行档案分类排序。在对文物档案进行装订时，要在文物档案的封面和提名注明文物的名称、主要信息和卷本类别等，备考卷根据时间顺序记录卷内文物的变动信息，为以后文物档案查找提供便利。

文物档案相关部门可以编制文物档案专题目录、文物档案分类目录和文物档案时间目录等检索工具，依据不同的检索条件将文物档案分类整理提高文物档案检索的便捷性。

（三）文物档案建设责任明确。文物档案的建设工作内容复杂、涉及面广、工作量大。文物档案相关部门可以从内部各个行政部门和业务部门等抽调人员建立专门的文物档案建设团队，明确文物档案建设的责任。将档案建设的责任落实到团队甚至个人，避免因为职责不明出现失误影响到文物档案建设的工作进度。文物档案根据文物的历史价值和重要程度有着不同的等级，文物档案建设部门应该委任专门的人员负责不同等级的文物档案，查找时可以问询专门负责的工作人员。

文物档案的管理应该实行岗位责任制，有专门的部门负责文物档案的管理，建立健全的文物档案审批制度和查阅制度，文物档案的查阅经过专门负责的工作人员审批之后才可以进行，防止文物档案丢失保证文物档案的完整性。在按照国家规定进行文物移交、交换或者出售时，应该将该文物的文物档案一并移交，确定文物档案跟随文物的制度，对移交的文物档案进行详细的记录，避免出现文物移交之后档案还在原机构的情况。