浅谈档案管理信息化建设

浅谈档案管理信息化建设

尹会娟

核工业理化工程研究院天津300180

摘要：档案管理系统,是通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理、构建完整的档案资源信息共享服务平台，包括采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。随着科技的不断发展，档案管理信息化成为了档案管理发展的主流趋势。现代化档案管理需要借助计算机网络技术实现。本文对档案信息化管理进行了分析，也对信息化管理的建立和发展中需要注意的问题进行了研究和分析。

关键词：档案管理；科技；信息化；建设；计算机网络

一、档案信息化管理的含义

档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。档案信息管理包含数字化和网络技术、科学管理及系统规划、交流平台建立以及档案管理模式建立等四方面。档案流水化采集功能可以实现多人多客户端对多档案同时进行扫描采集功能，并按操作角色进行分工及权限管理。拥有强大的档案查阅和信息共享功能。1.网上档案阅档功能。实现单位内部或异地对干部档案的查阅要求。在查档过程中，系统进行全面的日志记录，对信息传输、用户访问、数据打印等进行了全面的安全设计。2.档案业务处理功能。紧密接合组织部门档案管理工作，完成日常档案业务处理功能。主要包括：档案案卷管理、档案材料的管理、档案零散材料收集、档案信息审核、任前档案审核等功能。3.基础信息维护。包括单位信息、在职、后备、离退休干部管理、其他人员类别管理、各种样式名册输出等。4.查询处理、统计分析。根据不同的需求实现对数据库人员信息、档案信息的综合查询及统计分析功能，条件设置灵活，结果以二维表、柱状图、花名册等形式显示。5.辅助功能。包括数据的发送、接收；数据的备份、恢复；用户管理、日志管理功能以及事务提醒等。

二、档案信息化建设方式

1.档案信息建设。是利用计算机网络来对档案进行建设和管理。是在网络办公环境下，对电子信息档案实现一体化管理的方式。通过网络实现档案数字化，同时可进行归档监督和实效管理，避免发生归档不全和归档不及时等现象的发生。

2.信息化程序推进。档案数字化管理需要档案信息的完整性和真实性。在纸质档案转变为数字化归档时，要采取扫描方式对档案的真实性进行采集，电子档案数字管理要将文档草稿、修改、录音等进行一并存储。因此要将档案进行保密处理，确保档案存储的安全性。

3.强化管理制度。档案信息化建设要加强档案信息化管理制度的革新和优化，我们先要在档案信息化管理模式下对档案进行定期归档处理和工作整理，对档案信息化进行全程监控。

三、档案管理中需要注意的问题

1.档案目录统计

档案信息化管理包含了目录信息的录入。它可以对档案进行逻辑归档和有序的档案管理。档案目录的信息管理能够实现检索功能，同时能够有效进行处理，存储空间也相对较大。在可实现的范围内进行档案管理目的，能够建立科学的信息交流平台，实现档案管理的开放性和公开性。目前我国很多行业实现了档案信息管理录入目录的管理方式，但这其中也存在了诸多问题。档案管理软件价格偏高，功能性虽然日益完善，但高额的费用也让档案信息管理受到了发展性的阻碍。同时档案的录入进度也让档案管理者压力过大，录入内容多，信息采集不便。较大的信息采集工程和繁重的录入工作，是档案管理的一项艰巨任务。一旦将所有文档进行录入，就可以方便查阅电子文档的内容，虽然档案归档需要人工录入信息较多，但后续可应用型强。

2.电子档案归类管理

建立和完善档案数字化标准化体系，实现数字档案信息的高效性和高适用性。电子档案归档是利用信息技术对档案进行数字化归类，对其进行整理和收集。同时还需要将信息记录在磁盘内。经济发展的现在，电子档案归档模式不断更新换代，通过不断的创新和发展，虽然遇到了很多问题，但信息的采集和整理也有序的进行和发展。档案可通过简单排序进行文号排序，方式简单可行，无需其他管理软件就可直接进行。文件搜索也简单易操作；档案目录也使得档案管理能够有序进行，在阅读上可实现文件快速检索功能，时效性有所增强。同时电子档案管理与纸质档案管理的真实性和长期性完全一致，甚至超越纸质档案的管理。电子档案相比纸质档案更加轻松便捷，查阅也相对简单。电子信息档案的建立，不仅能够对档案进行有效的归档，让查阅更方便，还可以将纸质文件内容转变为电子文件内容，方便检索，也利于保存。同时对于纸质版文件不能尽快搜索的问题也得到了有效的解决。

3.电子档案注意问题

电子档案规定需要做好电子文件的接受工作以及电子档案的管理工作两方面。很多人都认为，随着科学技术和现代化信息技术的不断发展以及网络技术的不断创新，网络办公将会是各企事业单位最为常见和普遍的办公模式。对于电子档案的归档工作，只需要在网络上对相关内容进行采集，再将采集的文件进行文件整理归类处理即可。通过工作中的实践和不断的研究，我们可以发现，网上采集电子文件很容易出现信息收集不全和信息缺漏等现象的发生。网上发布的电子文件保密性有待加强，很多信息容易被泄露，保密性较强的文件如采集到网络后，就会导致电子文件信息内容的破损。所以对于电子档案的手机和归档处理，最好是接受基层部门已经整理好的电子文件进行收录。很多行业档案管理部门进行归档时，需要对同类型的软件进行归档，同时进行备份，再按照文件不同的内容进行排序归档。

4.数字档案建立

数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。数字档案建设是一项关系档案事业能否稳定、持续、健康发展的战略决策，在档案信息化建设中作用日益突显。根据档案工作新的发展形势，要实现档案信息化建设的方案，建立数字档案馆。加强数字档案馆的建设和管理。通过信息的采集和录入，将通过网络形式对所有电子文件进行收集和整理，并将内容录入到计算机中，同时利用网络进行发布。还可以对这些内容进行归档、未归档、待归档等类型分类，后期就可以根据工作需要，将不同内容进行种类区分。进入信息化社会后，计算机使用率日益普及，电子数据存储、网络通讯技术不断推陈出新，依托计算机技术管理、存储、发布各类数字信息资源已成为全社会普遍使用的一种手段。在这样的环境之中，档案数字信息资源管理工作应运而生，已然成为了一个鲜明的数字时代特色，即各级档案馆（室）档案数字化建设进程进一步加快，数字化形式的档案信息数据饱有量呈快速上升趋势，利用网络方式进行查询的利用人群不断壮大，同时档案干部知识结构向多元化发展。

四、总结

档案信息化管理的建设和应用，能够更好的为各企事业单位进行服务供给和支持。电子信息档案管理也是我国档案管理中需要发展的关键性任务之一。每一个行业都应该重视信息化档案管理工作，并对该项工作进行合理的统筹安排，确定发展规划，并对档案信息资源进行开发和应用，加快推进信息化档案的发展和建设的步伐。

参考文献：

[1]冼其芬.档案电子化管理面临的问题及优化对策探讨[J].中国管理信息化,2013,(14)；

[2]刘福红.科技档案管理信息化建设刍议[J].中国电力教育,2012,(3).

[3]白润连.档案管理信息化建设浅析[J].科技情报开发与经济,2009,(28).

作者简介：尹会娟（1985）；女，天津，职称：馆员，学历：学士，单位：核工业理化工程研究院，研究方向：档案公文管理。