医院档案管理在办公自动化环境下的分析

医院档案管理在办公自动化环境下的分析

朱红

山东省枣庄市峄城区人民医院277300

【摘要】随着社会的发展，科技的迅速发展，自动化的设备给我们的生活带来了很多的便捷，提高了我们的生活质量。而在医院档案管理中，办公自动化的管理具有必要性和可行性。通过分析办公自动化的医院档案管理，分析医院自动化管理系统的使用改变了传统的工作模式自己储藏方式，档案管理自动化有利于提高信息的共享功效，提高医院工作效率。本文通过研究办公自动化来探讨办公自动化条件下医院档案管理的必要性。

关键词医院档案管理办公自动化

前言

随着社会的发展，自动化越来越普及。医院档案管理也向自动化、信息化、现代化方向改变。医院档案管理具有重要性，它对医院的正常运行、医院的科学研究和医疗技术的进步都有巨大的价值。医院档案管理是医院管理工作中的重要组成部分，它推动着医疗事业的发展。因此，医院档案管理的办公自动化是有必要的。

一、办公自动化的基本概念

“办公自动化是指通过计算机网络，利用计算机等技术设备进行信息与办公室工作，实现信息的自动传输、发送、接收与存储，达到加快信息流动，增加信息的可靠性与真实性。［1］”办公自动化改变了传统需要人工归类档案的管理模式，不仅有效的提高了医院档案管理工作的效率，还提高了医院管理的可靠性。因此，“在日趋繁复的医院工作引进办公室自动化管理医院档案是有必要性的。［2］”

二、办公自动化在医院档案管理中存在的问题

（一）保密性的隐患

随着社会的发展，网络的普及和盗密技巧也在不断的发展，因此，存储文件的保密设施成为了关键。例如：相对于传统手工记录的不同，电子文件没有特定的字迹，易于串改，被修改的可能性比纸质文件要大，保密性比较弱。包括数据、图表、符号等数字化信息。

（二）缺乏档案管理办公自动化所的专业人才

随着人们对医疗事业的重视，医院在引进先进的医疗设备中投入了不少的资金，尽管如此，人们在医院档案管理自动化上的投入相对而言还是比较少的。自动化管理的系统还未更新，并且管理人员往往也办公自动化方面的知识，医学也忽视对自动化知识的培训。传统的档案管理人员知识面比较窄、学历也偏低，缺乏档案管理培训，管理水平跟不上发展，因此，就算自动化管理系统得以升级，没有专业的技术人才也形同虚设。所以，管理人员既要懂得现代档案管理的相关知识，也要熟悉计算机的操作。这二者的结合尤为重要。

（三）档案管理标准的缺乏

每一件事都像一把双刃剑，有利有弊。因此，在办公室自动化给我们带来方便的同时，也给我们带来了很多问题：“办公自动化后，一般只有正式文件存档，无原始底稿存档现象。打印机的打印材料、传真机接收的文件、复印件作底稿归档的现象也普遍存在。档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞［3］”因此，这就要求在档案管理中要提出可实行的统一标准。“继而提高办公的可靠性与准确性。［4］”

（四）办公自动化的投入

针对办公自动化系统，目前存在着水平低、软件投入少等缺点。这些缺点严重的影响管理系统整体水平的提高，使得系统不够完善。

三、办公自动化的相关改善策略

（一）建立管理系统

医院应注重在自动化系统方面的投入，组织人员对自动化系统进行深入研究，建立有效的方案管理系统，有助于电子文件的归档的完善。

（二）定时培训相关人员

在社会飞速发展的现今，我国的医疗事业也在飞速发展，因此，为了适应新设备、新型技术的节奏，需要定时的对相关人员进入培训，加大培训力度，确保管理人员的管理水平的提高，最终达到增强医疗人员整体的实力。

（三）科学统一的管理标准

目前，管理工作最主要的内容就是整理、收集、保管和统计资料等方面的工作。为了使档案管理更加的科学化，所以，需要医院制定科学的、相关的档案管理标准，并结合具体的档案管理情况，严格实施标准化的管理。可以有效的规范档案管理。

四、医院档案管理的办公自动化的可行性

医院每天的人流量比较大，工作压力也很大，因此，采用办公自动化来管理医院的档案，有利于减少工作人员的压力，提高工作效率。由于办公自动化的管理所采用的是网络化的现代管理模式，因此，通过办公自动化的管理模式，可以很好的实现一定范围内的资源共享，极大地提高了档案的使用范围，提高查找率，脱离空间的限制，节约了大量工作时间，从而提高管理效率。

办公自动化可以使得档案管理多样化，传统的档案管理多为纸质版，受气候的影响，不利于保存，而办公自动化的管理是采用电子档保存方式，使用时便于保存和传输，大大的节约了人们的工作时间，优化管理系统。

同时办公自动化对档案管理人员具有一定的挑战性，在自动化办公系统的条件下，档案管理以网络计算机为基础，这就促进相关工作人员的学习积极性，推动工作人员主动学习先进的管理知识。让工作人员与先进的医疗设备的发展同步，这样不仅可以让医疗事业越来越完善，同时，也在不断的激励档案管理人员努力学习上进的积极态度。

结论

现如今，在医院档案管理工作中虽然存在着意识薄弱，管理流程不专业，相关专业人员的缺乏和管理投入意识的缺乏。但是，对于医院档案管理人员来说，想要档案管理发展得更好，那么改变传统模式是势在必行的。随着社会的发展，医疗事业越来越被重视，医疗器械也在不断的改进，因此，需要引进先进设备的同时更需要专业技术人员的培训，只有二者的相互结合，才能使办公自动化得到最有效的发挥。才能更加促进医院档案管理的进一步发展。

参考文献

［1］余军.医院图书馆面临的困难和挑战[J].广东科技.2015.10：69—70.

［2］李伟丽.医院图书馆管理与重点学科建设[J].黑龙江史志.2015，06：92.

［3］刘英霞，贾丽娜.探讨医院档案信息化的管理[J].中国病案，2012，13（2）：68—69.

［4］万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志，2014，19（3）：420，423.