发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊与对策曾红

发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊与对策曾红

曾红

（华电四川发电有限公司内江发电厂四川内江641005）

摘要：随着我国社会主义现代化建设进程的加快，计算机的普及与信息化的发展，企业文书档案的管理方法也有了革新，传统的以“卷”整理方法已逐步的退出了历史舞台，取而代之的是以“件”整理方法。以“件”整理方法应用是时代发展之下的必然趋势，在企业文书档案整理的实践过程中其优点日益突显：简单化、便捷、保密性强等；但同时其不足之处也慢慢的体现出来，如易折损丢失、分散、不利于保管、依赖计算机等。本文以在发电厂企业文书档案整理的实践过程对以“件”整理利弊进行探析，并提出相应的对策。

关键词：文书档案；以“件”整理；对策

企业文书档案是企业、单位在日常生产和管理运营中所产生的具有保存价值的文件资料，记载着企业的发展历程中的每个重要时刻，如重要会议的会议记录、生产研发问题、人事调动等；企业文书档案有助于企业在发现问题、解决问题的成长过程中实现可持续发展战略。所以企业文书档案对企业发展具有很大的影响作用，企业文书档案的管理成了企业工作中不或缺的一部份，要实现检索、归档双赢目标，各企业普遍按国家在2001年颁布实施的《归档文件整理规则》中所规定的以“件”为一个单位整理保管方法执行文书档案管理。

1.文书档案以“件”整理的利之所在

1.1简化程序，提高效率

传统以“卷”为整理方法的文书档案的分类、组卷是以文件的有机联系为参照，将反映同一个事由的文件构建成一个案卷，它的管理程序是：对相关文件进行收纳并拢、对案卷拟写名称、对案卷质量进行审核、而后进行装订等。《规则》出现后，归档程序方法具体如下：装订→分类→排列→编号→录入系统→打印目录→装盒；与传统的相比较省去了组卷、拟写案卷题目等环节，相较而言简单了许多；实行随办随归，档案管理人员在文件处理好后可以把装订、盖章、归档工作安排在平时，文件的编号也可以在后期进行调，将集中整理调整为平时整理，这种操作降低了集中整理的压力，档案整理工作实现灵活变通；同时这些整理程序的简化，归档周期的缩短，使得工作效率得到了提高。

1.2便于档案日常管理上的操作

文书档案以“件”整理有许便捷之处：1、便于新的档案文书材料的增加。对于处理好的、进入归档流程的文件材料进行随办随归的操作，防止文件材料滞留在无关的人手中，也可避免因人员的流动引发档案的丢失。同时也方便对遗漏、错放的档案文书进行及时的更改纠正。2、便于整理。以“件”整理的办法使得归档的方式简洁化，只需按照时间顺序、单位、机构、期限、季度等标准进行分类，减少分歧的发生。3、给查阅者带来便捷，查阅者在对文档文书查阅的同时，也会有相应的额外需求，如对档案文书的打印、扫描、复印等，以“件”整理办法在满足查阅者这些需求的同时，也减少了这些操作环节对原件的磨损，有助于保护档案文书材料的完整与安全。

1.3提高档案文书的保密性

以“卷”为单位进行的整理方法，是将若干份文件装订在一起，而需查阅的人往往只需要对其中的一份文件进行查阅，此时许多其他无关的文件就会被其在查阅时看到，提高了其他文件的曝光度，这很明显不利于文件的保密，同时再加上如利用者需要对文件进行复印、扫描等，就要对卷宗进行要拆解，对文书档案的重复拆装加深了人为对档案的破坏。而以“件”为单位的整理方法，就是可以进行针对性地对单独一份档案利用操作，限制其查阅范围，减少了无关文件的曝光频率，提高了档案的保密性，同时以“件”为单位的归档整理方法也便于查阅者对文件的复印、扫描等需求，一定程度上控制了人为对档案的破坏。

1.4利用计算机实现文档一体化管理

目前，计算机的普及、互联网的发展以及OA办公系统的广泛应用，利用计算机进行档案文书管理已趋于普遍化。以“件”作为归档方法，与计算机管理相匹配，充分利用了计算机一体化管理的功能，不仅扩大了档案的存储量而且使得档案的查阅更为便捷，人们的工作效率与质量得到了提高。以“件”为整理方法是直接对单份文件实行操作，故与之相应的检索是采用文件级的检索，加之档案系统与OA系统的接口，使得档案的检索速度与准确率迈上了新台阶；而且“简化整理、深化检索”的宗旨在以“件”整理的方法中得到了充分的体现。

2.文书档案以“件”整理的弊之所在

2.1同一问题或事由的档案不够集中，较为分散

以“件”为单位整理方法，提倡文件随办随归。同一问题的不同文件，兴许会由于出处不同，而会由不同的部门经手办理，因此容易造成同一问题的材料因办理完成的时间不同而被归入不同的档案盒中，导致档案文书内容呈现一种杂乱无章的现象，另外这在一定程度上就引发了人为的破坏了文件材料之间的有机联系；当有人需要对文件进行查阅利用时，就需要从不同的档案盒中对同一问题的文件分别进行提取，这种操作无形中就加大了调阅的工作量；除此，如若当文件利用者不记得文件材料的具体时间，那么调阅就会显得无从下手。

2.2不利于档案的保管与保护

首先，以“件”归档是对档案进行盒装并没有对档案文件进行装订成册，很容易造成单份档案的丢失、折损等现象的出现，增加了档案文书的保管难度。其次，由于同一事由的材料下发的时间存在差异的现象时有发生，进而导致同一份档案文书出现前后不连接状况，不利于档案完整连贯性的查阅。再次，以“件”为保管单位，使得档案文件未能像以“卷”为保管单位那样有卷皮的保护，这很容易出现因调档操作的不谨慎而导致档案被撕坏、掉页。最后，有的文件页数有限比较薄，如果未及时对素质不高的查阅者翻乱、归位错位等现象进行更正，则很容易对后期档案查阅和利用带来不便，不利于档案的保管与保护。

2.3过度依赖于计算机管理

不同于以“卷”为保管单位的档案，是以事由为中心，一事一卷，档案保管相对集中，联系较为紧密，手工检索也很方便。而以“件”为保管单位的档案，较为分散，文件之间缺乏有机联系，手工检索难度大，需要依靠计算机系统，所以一旦计算机系统出现故障，档案的检索和查阅将陷入困境。

3.以“件”为档案整理方法中缺点的对策

3.1建立健全电子档案管理平台

在办公系统自动化、普遍化的今天，电子档案在各档案室的占位已日益突显。档案管理的目的就是档案的后期的查阅，为利用者提供真实无误、有价值的信息，所以绝大多数利用者在意的并不是档案的形态而是档案的内容。所以企业的档案管理应该跟上时代发展的脚步，积极利用互联网信息技术，建立健全电子档案管理平台，实现档案管理的有效性。

3.2进行档案编研工作，降低档案对计算机的依赖

凡事都要做到防微杜渐，在发展电子档案管理平台，注重数字化管理的同时在日常档案管理工作中，也要采取一些措施以降低档案对计算机的过度依赖。比如进行档案编研工作，按需求编制各专题目录，并将专题目录打印装订成册，降低因计算机发生故障而对档案管理产生的影响，同时改善同一事由文件的分散情况。

3.3加强档案文书整理的重视及档案文书整理人员的素养。

文书档案是企业发展的足迹，各企业应该端正态度，对档案整理工作加以重视，不断培养高素质的档案管理人才，不断地更新档案管理理论与模式。与此同时，不能因为以“件”整理方法程序的简单化而忽视专业人才的培养，相反，应加强档案人员的管理，对其提高要求，建立健全档案人员的培训机制及考核体系，增强档案人员的责任心和工作能力，提高档案管理水平，保证档案整理的质量。

4结束语

事物都具有两面性，在信息化的时代，以“件”为单位整理方法有利也有弊，但总体而言其利是大于弊的，在档案整理过程中需要扬其长，对其短处要革新思维加强创新进行应对，使其日趋完善。以“件”为单位整理方法方便了档案人员的工作，一定程度上减轻其工作压力，但也对档案人员的素质提出高要求，文书档案整理本就是一项需要细致耐心对待的工作，所以档案人员要用心，责任意识要强，牢记“便于查找、方便利用”这一宗旨。

参考文献

[1]杨阳.文书档案“件”与“卷”的利弊及对策[J].神州,2017(7):242-242.

[2]张华.企业文书档案以“件”整理的利弊与对策[J].企业改革与管理,2016(10).

[3]申新颖.发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊与对策[J].办公室业务,2017(9):128-128.