试论电子文件归档管理

试论电子文件归档管理

卢剑金

佛山市敏卓电机有限公司广东佛山528311

摘要：在信息化时代，电子文档由于具有便于储存、传输等特点，因此在很大程度上代替了传统纸质档案的使用，也会形成一些具有保存价值的电子文件资料，这些电子文档作为工程建设的重要组成部分，可以为工程后期兴修、扩建提供数据信息支持，因此强化工程电子文件归档及管理利用研究十分重要。本文针对工程电力文件归档及管理利用的策略进行详尽分析，以促进我国工程建设发展，实现社会的可持续发展。

关键词：电子文件；归档管理

1导言

上海市档案局承担的“探索电子文件归档和电子档案管理新模式”课题，围绕电子文件归档和电子档案管理的实际应用，立足《中国（上海）自由贸易试验区条例》相关规定，通过“广泛深入调研—研发原型系统—建立合作机制—试点部署应用”，着力在管理制度、系统研制、功能拓展和工具开发上实现创新，有效解决了电子文件归档和电子档案管理中的难点问题，实现了电子档案管理的可控、可溯和可靠，既满足了上海自贸试验区电子档案“单套制”管理的现实需要，又为全国电子档案“单套制”管理提供了可复制、可推广的经验，为促进电子档案规范化、科学化管理发挥了积极的作用。该项研究成果荣获2017年度国家档案局优秀科技成果二等奖。

2从本企业管理软件分析电子文件的归档现状

以我们企业为例，公司管理使用的软件有MEST系统、LIMS系统等共24种管理软件。有10种系统只是管理系统，不产生任何文件；其余14种都有报表、报告或文件产生。依据系统产生的电子文件归档情况大体分三类：第一类，系统中产生的电子文件可直接归档。只有OA系统中产生的电子文件可直接归档。OA系统中著录项与档案管理系统相类似，文件名称、文件日期、文件编码及责任者等相关信息都与文件形成时逐一确定，直接提取到档案管理系统。第二类，产生文件，但不能实现直接归档。MES系统、设备管理系统、合同管理系统等，都能在系统中产生报表、月报或其它电子文件，但需形成纸质版，方可实现归档。这样电子文件的相关信息除内容外的其它信息将丢失，而且系统推行时只强调考虑方便管理，并未考虑归档的情况，故按档案管理系统要求缺少很多著录项，不能直接在系统中归档，所产生的文件由归档部门重新录入归档。公司的文件存储系统也是这类管理软件，致使其中大量的电子文件要归档时需要重复很多工作。第三类，不产生文件，只是利用系统参与管理。视频会议系统、信息门户系统等10个系统不产生文件，只以系统的形式存在管理工作中。

3系统直接归档电子文件的情况

系统可直接归档电子文件的只有一个管理软件即OA系统。该系统归档电子文件是在系统中形成的电子文件，主要以Word形成，内容还是缩小了的，黑色印章居多数，对于电子文件的拟稿人、审核人、审批人等文件形成过程中产生的信息，只能通过OA系统来读取，在系统中与电子文件并存，但自动归档时不能提取这些网页信息。OA系统可将该文件的相关著录信息直接提取到档案管理系统中，如文件的日期、题名、编号、页数等信息，可以直接提取到档案管理系统中，并附有形成的电子文件，形成两个系统的对接。

4研究内容

4.1实现两个过渡、两个转变

建立全新的电子文件归档和电子档案管理模式，推动无纸化办公条件下电子文件归档和电子档案管理工作创新，实现“两个过渡”“两个转变”：一是电子文件归档模式从“双套制”向“单套制”过渡；二是电子档案管理方式从“实体管理”向“知识管理”过渡；三是档案管理手段从“信息管理”向“系统控制”“智能管理”转变；四是档案管理人才储备从“单一型”向“复合型”转变。实践证明，科学的电子文件归档和电子档案管理方法能够确保“单套制”管理的电子档案真实、完整、可用和安全。

4.2建章立制，规范业务流程

按照“规范生成、协同共享”的原则，坚持对电子文件归档和电子档案实施全过程管理，坚持以制度和标准为导向，进一步明确部门归档职责，通过制度配套，规范了电子文件的分类、整理、归档和电子档案的鉴定、保管、利用等环节的业务需求；进一步完善标准、规范和制度，明确了电子文件形成、电子文件归档和电子档案管理各方责权，实现文、档制度和管理协同保障。

4.3系统控制，实现可信管理

建设的电子文件归档和电子档案管理系统，实现了电子文件归档集约化，以及电子档案的集中管理；完善了基于电子政务的电子签章、电子认证技术应用；建立了量化的电子文件归档质量监控体系，定期对电子文件归档的数量、种类和质量等各项指标进行技术监控；综合运用了自动采集、检测、数字签名和元数据采集等技术措施。这一系列举措，推动了各部门在统一的网络平台和互信、互认的软件系统上开展电子文档一体化管理，保证了电子档案真实完整、安全可靠、长期可用。

5归档电子文件未来发展

为保证电子文件的凭证性，使用文件形成系统直接归档将是一个重要途径。在管理系统中提取文件的各个著录项，提取电子附件，保留文件形成痕迹，最终形成档案，让最原始的电子文件归档，保证电子文件的凭证性，逐渐替代纸质版而存在。要做到的系统直接归档，在管理软件开发前就应提出档案的要求。具体从著录项、软件中文件使用的编辑软件、过程痕迹等方面的要求，都要考虑最终实现归档，保障软件中最终形成的电子文件与纸质版有相同的法律效力。鉴于电子文件的这些特点，要求通过文件产生系统直接归档是保障电子文件原始性的一个途径，将电子文件形成过程与文件成为一体，从另一个方面确认文件的原始性。将文件从产生到最终形成整个过程保留完整，将文件整个形成过程与文件融合成为最终文件，这样使电子文件具有了一定的凭证性。从可归档电子文件的OA系统中，了解软件开发及使用过程，不难得出开发管理软件前期即考虑电子文件归档的要求，是电子文件直接归档的前提。但现在OA系统归档的电子文件只是保证了与纸质一致，而对整个电子文件的形成过程只能通过本OA系统来查看，不能做到将文件形成过程与电子文件一并归档，电子文件本身不具备凭证性，只能用纸版原件在一起才具备凭证性，现在的电子版只是方便利用，不能脱离纸质版而存在。这是开发中还有待完善之处，但也为电子文件具有原始凭证性提供一个可探讨的平台。现档案管理系统的电子文件都以纸版为主，要求电子文件以纸版一致的不可修改的形式存在。而档案管理系统中的电子文件的主要形式，原始性的判定以纸质版为主。即管理软件中的文件归档采取的还是形成的最终纸版及对应一致的电子文件的方式。通过文件形成的软件系统直接归档的同时，要保留文件形成的过程信息，而且要与文件内容融为一体，让时间记录下痕迹，这样的电子版现在看可能与纸质版不一致，但它的凭证性明显要比只保留内容的电子版更强一些。这与人们对电子文件的概念理解有一定的偏差。在开发软件时注意文件最终归档时的相关规定，借鉴OA系统开发模式，提升管理软件要求，规范得出软件开发系统的管理模式，以保障电子文件的原始性和证据性。

6结语

综上所述，为更进一步推进电子文件的归档工作，一定要改变唯有纸质版为原件的观念，规范档案管理软件开发的要求。电子文件的内容重要，电子文件的形成过程也同样重要，它将是电子文件原始性的有力证据。

参考文献：

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