探究信息化时代如何做好医院档案管理工作

摘要：在医院的日常工作过程中，档案管理是一项极为重要的工作。通过档案管理，能够较好对医院在日常工作过程中的相关问题以及信息进行汇总，能够更好地帮助医院实施工作效率以及工作质量的提升，这对于医院而言显得极为重要。但目前有研究显示，我国有较多医院在实际实施档案管理过程中，在临床上无法起到较好的管理效果。尤其是在使用常规的纸质档案过程中，效率极低。基于这种情况，我院在实施档案管理过程中，通过自动化办公，能够取得较好效果。

关键词：医院；人事档案；存在问题

引言：医院档案是医院十分重要的资源，在医疗质控、科研教学、基建、设备管理、财务管理、医院发展等方面，都起着不可替代的历史和法律凭证作用。加强医院档案管理，才能更好地促进医院发展和我国医疗卫生事业的进步，更好地满足人们日益增长的医疗需求和卫生服务需求。如下，笔者将结合自身多年以来医院档案管理工作，首先简要分析实现档案管理工作信息化的重要性，进而深入探讨医院档案信息化建设现状，最后根据现状提出加强医院档案信息化建设的有效策略，还望个人愚见，能为医院档案管理的工作人员提供有价值的参考意见。

一、实现档案管理工作信息化的重要性

（一）适应社会发展的需要

随着信息化成为当今世界经济和社会发展的主题，人们对各种时效性强，高价值的档案信息的需求量越来越大，要求利用网络对实现档案资源共享的呼声也越来越高，而传统的档案管理模式已很难适应医院长期发展的需要，医院档案信息化管理势在必行。

（二）提升档案管理水平的需要

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，有必要运用先进的设备与技术，提高工作效率，实现管理的现代化，从根本上提高档案管理和利用的水平。档案信息化管理后，将纸质档案制作成数字复制件进行系统管理和查询利用，一般情况下不用再翻阅原始纸质档案，能有效避免原始档案因长期翻阅造成的人为损害，最大限度延长档案寿命。

（三）确保医院可持续发展的需要。

档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院发展服务，而且在减轻档案管理工作人员劳动强度的同时，也大大提高了工作效率，通过计算机快速高效地处理档案资料，使档案资源得到更加充分的开发和利用。

二、医院档案信息化建设现状

（一）医院领导层认识不足

目前许多医院领导对档案管理不感兴趣，对医院发展形势的认识也很低，许多医院对档案管理知识还处于初步阶段，未形成规范的数字体系。 在医院，文件管理被认为没有实际意义，文件管理的好坏被认为与医疗水平没有太大关系，所以很少投资文件管理。

（二）缺乏专业信息化档案管理工作人员

计算机技术发展迅速，但在医疗方面对相应技术没有严格要求，医院档案管理人员的专业水平明显不高，而且医院档案管理所多为老人和调动人员，他们只是基础的计算机技术，医院不重视档案管理，数字技术档案管理。

（三）基础设施不符合标准

医院档案数字化模式需要先进完善的硬件和软件系统设施，在档案管理数字化模式不可缺少的基本条件下，目前正在数字化建设中的设施完善的医院很少。 建设设施速度慢，技术力量、技术基础以及数据库建设等方面的脆弱，是档案数字化建设过程中的一个难点。

（四）数字技术存在安全隐患

由于数字化技术不受时间和地域限制，电子文档不受载波限制，因时间和空间变化而数字化信息的内容和位置容易发生变化，在安全措施不充分的情况下，特别容易发生信息泄露的问题。 数字化技术很方便，但那个问题不容忽视。 如果国家相关的互联网法律还不健全，档案室应建立网关、防火墙、防病毒软件等，维护电子文件，保证数字信息的安全。

三、加强医院档案信息化建设的有效策略

（一）培养专业信息化档案管理人才

人才培养是数字化建设的关键，目前医院医务人员中低学历者多，档案管理者多，缺乏相关计算机技术专家，发展数字化管理模式，培养专业人才是首要任务。 要深刻认识自己的人才短缺，首先要在现有人员中培养信息素质，做好网络技术专业培养，跟随信息时代的发展，数字时代医院档案管理员要有扎实的传统档案知识，具有一定的医学知识、计算机知识、网络知识，培养复合型人才，同时目前大型医院档案数字化管理模式还很广泛，数字化建设为档案管理开发与利用创造了前所未有的有利条件，体现了档案在医院的价值，加强数字化建设，推进医院档案数字化管理模式应时代发展的要求， 适应医院现代化管理的发展，是新时代档案管理的必由之路，现代化数字技术的发展是传统档案工作模式的必由之路，可以促进医院的快速全面发展。

（二）提高思想认识

医院应放弃文件管理不重视医疗水平的思想，文件管理作为医院的基础工作，应引起医院领导的重视。 医院应把档案管理列入医院工作日程，增强档案管理人员的保障力度，按规定安排合理规范的档案管理工作室。 医院可以建立自己的局域网。 它为信息资源共享提供了有利的契机，利用计算机和网络技术随时为归档人员提供信息查询渠道，提高归档利用水平，通过系统化的网络提供信息在线检索和归档服务，为归档人员提供便利。

（三）加强硬件设施

为保障信息安全必须实施数字化档案管理模式，医院硬件设施也要求高，硬件可靠，数字化发展有序。 医院必须建立完善的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统，医院数字化建设不能留下发展空间。 内部设施完善后，需要外部协助，包括打印设备、扫描设备、复印等便利信息的输入输出和利用。 数字化技术的发展，以数字化为载波的信息安全性低，不受时间空间的限制，因此电子文档不受载波的限制，时间和空间的变化容易使数字化信息的内容和位置发生变化，在安全对策不充分的情况下，特别容易发生信息泄露的问题。 加强硬件设施也可以保障信息的安全。 必须建立医院数字化档案信息安全保障体系，确保数字档案的安全和完整性，采用适当的信息安全技术，技术上加强防范，使用防火墙、防病毒软件、认证和认可技术等。 在文件中加强对高价值文件的保护，价值大、机密性强的文件易被黑客攻击，医院需要加强最大限度地防范。

（四）出台统一的档案信息管理标准

首先，医院需拟定统一标准、专业权威的医院档案信息化管理体制，以此推动医院档案管理工作的制度化与规范化。与此同时，医院档案信息化管理体制并非一成不变，需随着医院建设与时代发展潮流不断优化晚上，针对医院相关标准及时更新。如此一来才能推动医院档案信息化快速发展。其次，医院需制定规范化、科学化、合理化的医院档案管理制度。基于医院档案信息化管理发展需求，以国家《医药卫生档案管理办法》《档案法》等相关法律法规作为指导思想，出台统一的档案信息管理标准，并完善档案管理电子文档的操作细则，对档案管理电子文档的收纳、归档、鉴定等工作流程做出明确要求。

结语：总而言之，随着信息技术的飞速发展，信息化在医院档案管理工作中被广泛运用，医院档案管理信息化建设成为必然趋势。档案管理不仅仅包括医院历史进程，而且包括医院与患者的信息、病例等资料，包括图片资料、文字资料与影音资料等，做好医院档案管理工作也为医院的科研教学、医疗体系改革等方面奠定信息基础。医院现代化管理中的重要内容就说医院档案管理工作，虽档案管理工作属于医疗服务中的后勤，但也能为医院领导做决策提供方向与依据。

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